Правила и образец заполнения 6-НДФЛ в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила и образец заполнения 6-НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@).
С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.
Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Форма 6-НДФЛ с 2023 года
Форма 6-НДФЛ в 2023 году изменится. В нынешнем отчете два раздела. В них внесут дополнения.
Первый Раздел содержит информацию о сроках и суммах платежей за отчетный квартал. Со следующего года в него добавят четыре строки для сведений по срокам перечисления налога в каждом периоде. Например, за 1 квартал строки отчета заполняются так:
- в 021 нужно отразить сумму НДФЛ, исчисленную в период с 1 по 22 января;
- в 022 — в период с 23 января по 22 февраля;
- в 023 — в период с 23 февраля по 22 марта;
- в 024 — в период с 23 по 31 декабря.
Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году
В 2023 году работодатели должны уплатить НДФЛ с выплат работникам в следующие сроки:
Сроки перечисления |
Размер рассчитанного и удержанного НДФЛ |
Строка 021 (1-й срок) |
|
Строка 022 (2-й срок) |
|
Строка 023 (3-й срок) |
|
Строка 024 (4-й срок) |
с 23 по 31 декабря. Данное поле следует оставить пустым, составляя отчёт за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев |
Как отражать НДФЛ с аванса за первую половину месяца
Новый порядок также затронул правила отражения НДФЛ с аванса за первую половину месяца. Если зарплату за первую половину месяца выплачиваете в одном периоде, а вторая половина уже в следующем налоговом периоде, то доход разделяют на 2 периода. Например, аванс марта 2023 года выплачен 17 марта, а вторая часть выплачена 3 апреля.
В этом случае датой получения дохода в виде зарплаты считают:
- 17 марта 2023 года – за первую половину марта (в справке о доходах и суммах налога физического лица за 2023 год указывается месяц «03»);
- 3 апреля 2023 года – за вторую половину марта (в справке о доходах и суммах налога физического лица за 2023 год указывается месяц «04»).
Срок перечисления исчисленного и удержанного НДФЛ с заработной платы:
- не позднее 28 марта 2023 года – за первую половину марта;
- не позднее 28 апреля 2023 – за вторую половину марта.
В 6-НДФЛ это отразится следующим образом:
- зарплата за первую половину марта, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с данного дохода отражаются в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с данного дохода отражаются в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Заполнение титульного листа и первого раздела
Титульный лист содержит общую информацию, благодаря которой можно идентифицировать налогоплательщика.
- Заполнение начинается с указания ИНН/КПП. Их номера берут из учредительных документов
- Коды периода времени, за который подается форма, прописаны в приложении 1 к Порядку заполнения отчета. Для отчета за 1 квартал проставляем 21
- Код налогового периода будет соответствовать году, в котором составляется отчет
- Далее необходимо указать код налоговой инспекции и места, где находится налогоплательщик
- Ниже записываем полное наименование организации или предпринимателя
- Следом заполняется код ОКТМО, номер телефона и количество страниц отчета
- Отдельный блок – подтверждение правильности заполнения формы. Здесь приводится ФИО заявителя, его подпись, дата подачи отчета, печать (при наличии).
Раздел 1 также содержит обобщающие сведения, но уже касающиеся доходов и налога.
Показатель | Расшифровка |
Ставка НДФЛ | Для начала необходимо указать, по какой ставке происходит налогообложение. На каждую ставку составляется свой лист |
Начисленный доход | Далее следует занести величину дохода, который был начислен всем работникам. Если выплачивались дивиденды, выносим эту сумму еще и в отдельную строку 025 |
Величина вычетов | Здесь отражаем общую сумму налоговых вычетов по предприятию. Например, это могут быть вычеты на детей. Если вычетов нет – ставим 0 |
Начисленный налог | Исходя из величины начислений и вычетов, определяем сумму налога с доходов. Отдельные строки предназначены для указания суммы налога с дивидендов и авансов в фиксированной сумме |
Количество получателей вознаграждения | Указываем общее количество лиц, которым выплачивался доход в компании или у предпринимателя |
Удержанный налог | Отражаем какую сумму налога агент удержал из доходов |
Величина налога не удержанная агентом или возвращенная им | Эти поля заполняются не так часто. Если нет возможности удержать НДФЛ, то информацию отражаем с строке 080. Аналогично, если невозможно вернуть налог, заполняем строку 090. Возврат НДФЛ регламентирован статьей 231 НК РФ |
Заполнение раздела 2 отчетной формы
Раздел заполняется по данным каждого квартала. Спецификой отчета за 1 квартал является то, что в нем отражаются начисления и налог декабря 2023 года, поскольку срок, когда нужно выдать зарплату, приходится на начало января. Выглядит это, например, так:
По строкам 100, 110 и 120 указываем момент получения выплат, удержания налога и крайний срок его уплаты в бюджетную систему. Строки 130, 140 содержат суммарные значения. В строке 130 отражаем величину дохода, в строку 140 заносится значение удержанного НДФЛ. Даты удержания и перечисления налога указываются с учетом переноса выходных и праздничных дней.
ВАЖНО! Если день выдачи вознаграждения сотруднику выпадает на нерабочий день, то выдать зарплату нужно накануне, а НДФЛ перечислить в первый рабочий день после даты выплаты зарплаты |
Шаг 1. Заполняем титульный лист
На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения). Изменилась нумерация штрихкода. На титульном листе расчета указывают:
- ИНН и КПП организации;
- номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение 000. Если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется, и в этом окне указывается код 001, 002 и т. п.;
- расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1-й квартал, 31 — 2-й квартал, 33 — 3-й квартал, 34 — год) и отчетный год;
- код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением);
- графа «По месту нахождения» отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) к территориальной инспекции;
- в поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное);
- код муниципального образования ОКТМО;
- номер телефона для связи;
- ФИО руководителя организации или ИП.
Изменения в Приложении №2
В приложении № 2 «Порядок заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ)», указаны конкретные сроки по заполнению вновь введенных полей:
Поле 021 – заполняется по первому сроку перечисления за следующие периоды:
- с 1 января по 22 января – первый квартал;
- с 23 марта по 22 апреля – полугодие;
- с 23 июня по 22 июля – девять месяцев;
- с 23 сентября по 22 октября – год.
Поле 022 – заполняется по второму сроку перечисления за следующие периоды:
- с 23 января по 22 февраля – первый квартал;
- с 23 апреля по 22 мая – полугодие;
- с 23 июля по 22 августа – девять месяцев;
- с 23 октября по 22 ноября – год.
Поле 023 – заполняется по третьему сроку перечисления за следующие периоды:
- с 23 февраля по 22 марта – первый квартал;
- с 23 мая по 22 июня – полугодие;
- с 23 августа по 22 сентября – девять месяцев;
- с 23 ноября по 22 декабря – год.
Заполнение раздела 2 отчетной формы
Раздел заполняется по данным каждого квартала. Спецификой отчета за 1 квартал является то, что в нем отражаются начисления и налог декабря 2022 года, поскольку срок, когда нужно выдать зарплату, приходится на начало января. Выглядит это, например, так:
По строкам 100, 110 и 120 указываем момент получения выплат, удержания налога и крайний срок его уплаты в бюджетную систему. Строки 130, 140 содержат суммарные значения. В строке 130 отражаем величину дохода, в строку 140 заносится значение удержанного НДФЛ. Даты удержания и перечисления налога указываются с учетом переноса выходных и праздничных дней.
ВАЖНО! Если день выдачи вознаграждения сотруднику выпадает на нерабочий день, то выдать зарплату нужно накануне, а НДФЛ перечислить в первый рабочий день после даты выплаты зарплаты |
Сроки сдачи отчетности
Все НА передают в контролирующие госорганы 6-НДФЛ в месячный срок после завершения квартального интервала. Исключение существует лишь для отчёта за 4 квартал, который считается годовой отчётностью, законом РФ предусмотрено более продолжительное время – 2 месяца, то есть сдается до 1 марта после завершения календарного года.
В таблицу сведены сроки сдачи 6-НДФЛ в 2022 году:
Отчётный период | Крайняя дата, когда надо сдавать отчёты |
1 кв. 2022 | 30 апреля 2022 |
2 кв. 2022 | 31 июля 2022 |
3 кв. 2022 | 31 октября 2022 |
4 кв. 2022 | 1 марта 2023 |
Начиная с 1 января все показатели раздела 2 формируются нарастающим итогом.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Заполнение 6-НДФЛ за год: пример при простое
В ООО «Александра» в 2022 году:
- 10 работников (стр. 120);
- ежемесячные выплаты – 320 тыс. руб., зарплата по итогам расчетного месяца выплачивается 11 числа следующего месяца;
- с 01.01.2022 общая сумма налоговых вычетов составила 43 400 руб. (стр. 130);
- дивиденды не выплачивались.
С мая по ноябрь 20202 в организации был объявлен простой, в период которого сотрудникам выплачивалось 2/3 заработка (ФОТ 213 333,33 руб. за месяц простоя):
Период 2022 |
ФОТ, руб. |
Январь-апрель |
320 000 х 4 мес = 1 280 000 |
Май-ноябрь |
320 000 х 2/3 х 7 мес = 1 493 333,33 |
Декабрь |
320 000 |
Итого |
3 093 333,33 |
Код строки в 6-НДФЛ |
110 |