Как получить ЭЦП в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить ЭЦП в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В отличие от простой, неквалифицированная подпись имеет более сложную техническую составляющую. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографических алгоритмов. При создании используется специализированное программное обеспечение. В составе НЭП имеются сертификат ЭЦП, закрытый и открытый ключ.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Закрытый ключ — это зашифрованная уникальная последовательность символов, которая формирует электронную подпись. Открытый ключ доступен всем участникам электронного документооборота. С помощью него проверяют достоверность ЭЦП.
Неквалифицированная электронная подпись записывается на ключевой носитель, компьютер или в информационную систему. Возможности использования НЭП ограничены. Так, порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего может её использовать.
Как работать с КЭП от ФНС
Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.
Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.
Как получить ЭП в налоговой: пошаговая инструкция
Сначала нужно отправить заявку, получить сертификат можно будет либо через территориальное подразделение налоговой службы, либо через любое доверенное лицо УЦ ФНС — в этом плане можно выбрать, что будет удобнее и быстрее.
Чтобы заказать электронную подпись ФНС, необходимо:
- Приобрести ключевой носитель (токен) для записи информации.
- Подготовить заявление. Специальной формы нет, но есть перечень информации, которая обязательно должна быть в заявлении:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);
- реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
- СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);
- ИНН организации;
- ОГРН организации или ИП;
- адрес электронной почты заявителя (если необходимо);
- подпись заявителя.
- Отправить заявку через личный кабинет налогоплательщика (если есть действующая электронная подпись), обратиться с заявлением к доверенному лицу УЦ ФНС или записаться на приём в территориальное подразделение Федеральной налоговой службы (если заявление готовится в бумажном виде).
- В назначенный день и время подойти за получением сертификата. При себе нужно иметь токен и документ, удостоверяющий личность. Если заявление подавалось электронно, останется только подтвердить личность и записать информацию на токен. Бумажное заявление можно не составлять заранее — достаточно просто записаться на приём. На приёме будет оформлено само заявление, после идентификации заявителя информация будет записана на токен.
- После получения сертификата нужно загрузить на рабочее место КриптоПро CSP, оплатив лицензию, и установить сертификат ЭП.
- Для настройки рабочего места, возможно, понадобится привлечение специалистов.
Как сделать бесплатную или платную личную электронную цифровую подпись физическому лицу
Если вы хотите получить неквалифицированную ЭП, то есть код подтверждения, то можно пройти всю процедуру онлайн. Для этого следует зарегистрироваться на сайте Госуслуг. Таким образом, у вас появится собственный пароль, с помощью которого вы можете совершать самые простые платежи, например, автомобильных штрафов, записываться в разные госучреждения. К примеру, так пациент может онлайн получить талон на прием к врачу.
Но перечень услуг значительно ограничен, поэтому любая ценная информация, которая как-либо может быть использована мошенниками, не будет предоставляться владельцам простого пароля. Для более сложных процедур понадобится посетить управляющий центр, сотрудники которого имеют возможность выдавать на цифровом носителе весь пакет с кодами доступа и сертификатом. Ниже расскажем подробнее об этой возможности.
Что такое ключ электронной подписи?
Ключ электронной подписи (закрытый ключ) – последовательность символов, с помощью которой создается электронная подпись, Именно с помощью ключа можно подписать электронный документ. Доступ к нему имеет только владелец электронной подписи.
Существует также и ключ проверки (открытый ключ) электронной подписи – выдается одновременно с ключом электронной подписи и связан с ним. Прежде всего, нужен для того, чтобы тот, кто получил подписанный электронный документ мог проверить электронную подпись на нем.
Где какой вид ЭП требуют
Сфера применения цифровых сертификатов зависит от их степени защиты:
- ЭП часто используется для входа в интернет-банк и действий с банковской картой, при формировании электронных обращений в органы власти. Чтобы этот вид утверждения документов равнялся подписи на бумаге, оформите дополнительное соглашение.
- УНЭП разрешена к применению для утверждения тех документов, где печать необязательна. Например, бухгалтерская отчетность, налоговые декларации, некоторые виды договоров. Для признания подписи равнозначной собственноручной потребуется соглашение.
- УКЭП равнозначна собственноручной подписи владельца. Утвержденные этим сертификатом документы имеют ту же юридическую силу, что и документы, утвержденные в бумажном виде без оформления дополнительных соглашений.
Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.
Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.
Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.
Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.
После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.
Какие электронные подписи будут работать после 1 июля
Если ЭЦП уже имеется и действует, никаких изменений с указанной даты не будет. В ФНС обращаться пока не нужно. Сертификатом по-прежнему можно пользоваться в тех целях, для которых он выпущен, но лишь до 1 января 2022 года. Ранее этой даты КЭП перестанет работать в двух случаях:
- закончится срок действия сертификата ключа подписи;
- закончится срок аккредитации выдавшего КЭП удостоверяющего центра.
По новым правилам, которые заработают с 2022 года, в бизнесе будут применяться сертификаты ЭЦП двух типов:
- КЭП руководителя организации и ИП, то есть лиц, которые действуют без доверенности. Это сертификат от налоговой службы;
- КЭП доверенного лица, например, работника. Это обычная электронная подпись физического лица.
Порядок получения УКЭП в ФНС России
Чтобы получить сертификат ключа подписи на директора или ИП, нужно будет подать в ФНС заявление, паспорт и СНИЛС. Направить документы можно также через личный кабинет физического лица.
Когда сертификат выпустят, директор или ИП должны будут забрать его в налоговой службе самостоятельно. Личное присутствие обязательно только в первый раз. При перевыпуске КЭП подтвердить личность можно будет удалённо. Например, при помощи электронной подписи, сформированной с применением действующего сертификата. То есть посещать ФНС повторно не придётся.
Предоставлять КЭП ФНС будет бесплатно. Действовать она будет 15 месяцев. Подпись подойдёт для внутреннего документооборота, а также для визирования отчётности, которая подаётся в налоговый орган в электронном виде.
ФНС выдаст сертификат КЭП на директора организации или ИП в единственном экземпляре на специальном носителе, данные с которого скопировать нельзя. Подразумевается, что подписывать документы должно только то лицо, на которое выпущена подпись. Если нужно визировать документы иным сотрудникам, им оформляются КЭП физических лиц и выписываются электронные доверенности.
Кому и как получать КЭП после 1 июля: сводная таблица
| Для кого выпускается КЭП | Где получить | Тип подписи |
|---|---|---|
| Руководитель организации | ФНС и её доверенные лица | КЭП руководителя / ИП (бесплатная) |
| Индивидуальный предприниматель | ||
| Физическое лицо | Аккредитованный УЦ | Электронная подпись физического лица |
| Физическое лицо от имени организации / ИП (требуется электронная доверенность) |
ЭЦП для бухгалтеров и других сотрудников компаний, отправляющих отчетность
УЦ ФНС выдает КЭП для руководителя или ИП в единственном экземпляре. Получить доступ к ней никто не может. Сотрудники организации, действующие от имени юрлица по доверенности, после 1 июля 2021 года получают ЭЦП для физических лиц платно в коммерческих УЦ, которые успешно переаккредитовались. Подпись будет работать до конца срока действия ключа.
Чтобы подписывать документы от лица компании, вместе с данной ЭЦП сотрудники должны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную КЭП руководителя. Образца МЧД пока нет. Он появится к концу 2021 года.
На сегодняшний день есть закон о бухучете, но нет бухгалтерского стандарта. Поэтому формально для целей бухучета годится и неквалифицированная электронная подпись. Но тогда требуется договор с контрагентом о способе проверки ЭП. В налоговом учете требования более жесткие – используется только УКЭП.
Поэтому для простоты, достоверности и надежности используйте УКЭП. Она подойдет везде.
Как проверить подлинность подписи
Во многих информационных системах имеется встроенная функция проверки электронной подписи. Но проверить ЭЦП можно и самостоятельно с помощью специальных приложений и веб-сервисов. Проверки подлежат НЭП и КЭП — электронные подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей. При помощи закрытого ключа происходит создание подписи, а открытый ключ как раз позволяет проверить ее подлинность.
Существуют две разновидности усиленных ЭП:
- Присоединенная — в этом случае формируется один файл, в котором содержится и сама подпись, и документ, для которого ее создали (проверять нужно этот единый файл).
- Отсоединенная, которая создается отдельно от подписываемого документа, как файл с расширением .sig (нужно проверять оба файла — и документ, и файл электронной подписи).
Отдельная особенность, которую нужно заранее иметь в виду, касается стоимости подписи. Сама по себе КЭП бесплатная, то есть ИФНС не потребует с вас деньги за ее получение. Но для работы с ней нужно USB-устройство и лицензия на специальную программу. Установить лицензионную версию бесплатно не получится. Приобретать программу и токен должен владелец подписи.
Каждое устройство, на котором вы планируете работать, требует отдельной лицензии. Например, если предприниматель хочет подписывать документы с домашнего ноутбука и рабочего ПК, он должен приобрести две лицензии. Если лицензия и токен уже есть, то обновлять их не нужно.
Стоимость лицензии на КриптоПро может меняться в зависимости от выхода новых обновлений и критериев использования.
Как подписать документ электронной подписью
Прежде всего, подпись электронного документа может быть трех типов:
- присоединенная – подписываемый документ помещается в специальный файл вместе с подписью к нему. Прочитать такой файл можно только специальной программой, которой может не быть у адресата документа;
- отсоединенная – подпись прикладывается отдельным файлом к подписываемому документу (сам документ остается доступен для чтения). Файл с подписью имеет расширение .sig или .sgn, и то же имя, что у основного документа. Проверить подпись можно, загрузив и документ, и файл с подписью в специальную программу;
- подпись внутри документа – когда подпись формируется как метаданные к основному документу. Это доступно только для документов, которые создаются в Microsoft Word или Adobe Acrobat, но проверить подлинность подписи вне этого приложения сложно.
Большинство программ, которые позволяют подписывать документы ЭЦП, делают присоединенную или отсоединенную подпись. Выбор типа подписи зависит от требований к документам (например, ГАС «Правосудие» принимает обращения только с отсоединенной подписью).
Утрата и восстановление ЭЦП
В случае потери ноутбука или повреждения винчестера возникает необходимость в восстановлении электронной подписи в случае хранения ее на данных носителях информации.
Но, потерянный ключ восстановлению не подлежит. В этом случае снова нужно подать заявку на получение ключа (нового), то есть физическому лицу придется повторно пройти уже знакомую процедуру по оформлению ЭЦП.
Чтобы этого избежать, необходимо периодически выполнять бэкап системы, включая и ключи электронных подписей. Их можно сохранять на других винчестерах или флешках. Это особенно актуально для ИП, у которых потеря ключа часто случается накануне сдачи отчета в налоговую инспекцию. Никакими силами восстановить его будет невозможно, поскольку его копии у удостоверяющего центра нет, а создать закрытый ключ по открытому нельзя.
Для этих категорий физических лиц также актуально хранение закрытых ключей, у которых закончился срок действия. Это особенно важно, если налоговая отчетность сдавалась только в электронном виде с такой же подписью, но если действующая на тот период электронная подпись будет утеряна, то расшифровать в случае необходимости сданную отчетность ИП не сможет.
Электронная подпись для сдачи отчетов в налоговую регистрируется по следующей схеме:
- Определение необходимо типа ЭЦП. В данном случае – усиленная квалифицированная.
- Подготовка пакета документов. Несколько отличается у физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
- Обращение в аккредитованный удостоверяющий центр. Только они обладают полномочиями регистрации и выдачи электронных подписей, подходящих для взаимодействия с налоговой. Они выступает в качестве посредника между обратившимся и Минкомсвязи (именно этот государственный орган регулирует работу с ЭЦП).
- Оплата услуг удостоверяющего центра. Изготовление электронной подписи – это платная услуга.
- Получение идентификатора. Выдают его в форме USB-токена, на которым и хранится персональный сертификат. Производят это через специализированные пункты выдачи, работающие под юрисдикцией удостоверяющих центров.
С момента подачи документов и оплаты заявки до получения ЭЦП проходит примерно 2 – 3 рабочих дня.