Как восстановить утраченную трудовую книжку?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить утраченную трудовую книжку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Массовая утрата трудовых книжек

2. Трудовую книжку потерял работодатель

3. Восстановительные мероприятия

4. На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

5. Общая схема восстановления документа

6. Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки

7. Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

8. На ком лежит ответственность?

9. Основные «увиливания» со стороны работодателей

10. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

11. Можно ли потерять трудовую книжку?

12. Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?

13. Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя

14. Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

Массовая утрата трудовых книжек

В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен³⁹.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными⁴⁰.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки в третьей графе раздела с информацией о работе необходимо внести весь общий стаж работника (если таковой существует), который был приобретен до работы в данной организации. Трудовой стаж вносится суммарным числом без уточнений занимаемых должностей, названий организаций, в которых работал сотрудник, и без указания периода трудовой деятельности. То есть кадровику следует написать общее количество лет, месяцев и дней стажа, не ссылаясь при этом на подтверждающие документы (распоряжения, приказы о приеме/увольнении/переводе работника в предыдущих организациях).

Ниже отметки с общим числом рабочего стажа следует внести все записи из копий приказов с предыдущих рабочих мест сотрудника. Важно проверить, чтобы даты записей суммарно совпадали с общим количеством стажа. В противном случае дубликат трудовой книжки будет признан недействительным. Процесс по сбору копий приказов и распоряжений полностью возлагается на работодателя.

Восстановительные мероприятия

Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:

обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.

При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:

ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

письменные трудовые договоры;
справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

приказы о назначении на должность;
трудовые договоры;
официальные ведомости на выдачу зарплаты;
сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки

За потерю или намеренное удержание трудовой книжки всех виновников вы можете привлечь к ответственности, с выплатой административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей. Эти штрафные суммы распространяются на ИП, а если вашим работодателем является юридическое лицо, то сумма штрафов, в этом случае составит от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или приостановление деятельности предприятия сроком до трех месяцев.

В исковом заявлении можете потребовать взыскать, с работодателя средний заработок в вашу пользу, за каждый просроченный день задержки по предоставлению необходимых документов. Подробнее об этом можно прочитать в Трудовом кодексе РФ статья 234, глава 38.

Помимо этого, вы вправе затребовать возмещение морального ущерба и всех затрат по сбору документов, для этого сохраняйте все чеки.

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.

Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:

1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).

2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.

3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.

На ком лежит ответственность?

Сразу хочется отметить, что закон в данном случае будет на Вашей стороне, поэтому с нечестными работодателями нужно идти до конца и буквально «тыкать» их буквой закона.

Разумеется, если книжка была утеряна, то ответственность также целиком и полностью ложится на плечи работодателя. Закон гласит, что все трудовые книжки должны храниться в несгораемом сейфе. На руки могут выдаваться лишь выписки из таковой. Это может потребоваться при работе человека свыше пяти дней на рабочем месте. Если она была утеряна, есть три варианта:

Хранилась неправильно, в ненадёжном месте, вследствие чего подобное и случилось.
Руководство «точит зуб» на Вас по тем или иным причинам и делает всё, чтобы не возвращать трудовую.
Возникновения непредвиденных обстоятельств. Например, был украден сейф, где все трудовые и хранились.

Как правило, за хранение и выдачу отвечает кадровый отдел либо бухгалтерия. В любом случае, потеря станет проблемой именно нанимателя.

Основные «увиливания» со стороны работодателей

Используется несколько наиболее популярных способов увильнуть от всяческой ответственности и вот некоторые из них:

Во всём виновата почта. Трудовая была отправлена заказным письмом, а дальше давайте-ка сами ищите. Даже документ, подтверждающий отправку, может быть Вам показан. Мы советуем ни в коем случае не давать согласия на передачу книги почтой, так как в таком случае Вы всегда можете принудить работодателя к уплате штрафа и возврату дубликата;
Книжка была выдана, просто работник о получении не расписался – был слишком рад ей, торопился и так далее. В данном случае никто с работодателя ответственности не снимет, так как законодательно он в обязательном порядке должен был «взять» с Вас подпись;
Возникла путаница с документами. Тут возможны самые различные варианты.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.

В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:

была повреждена;
украдена;
утеряна;
утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.

Можно ли потерять трудовую книжку?

Трудовая книжка не имеет больших размеров, а значит, потерять ее не составит труда. Это можете сделать, как и вы, так и ваш работодатель в зависимости от того, у кого на данный момент находится документ. Трудовая книга не только небольшая в размерах, но и достаточно хрупкий документ, который легко можно порвать.

Если говорить о том, что трудовую книгу утратил работодатель, то произойти это могло также в ряде случаев.

В организациях, где не слишком хорошо отлажена работа сотрудников отдела кадров, такой маленький документ может просто на просто затеряться, и его не найдут в нужный для работника или же работодателя момент.

Это влечет за собой ряд проблем, одной из которых является проблема восстановления трудовой книги работника.

Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?

В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:

1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.

2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.

В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.

Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя

Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основные сведения в отношении трудовой деятельности гражданина. Трудовая книжка заводится работодателем при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего сопровождает его на протяжении всей трудовой карьеры.

При трудоустройстве на новом месте книжка передается работником в кадровый департамент организации-работодателя и хранится там вплоть до увольнения, после чего должна быть возвращена законному владельцу.

Необходимость наличия трудовой книжки
Восстановление трудовой книжки при ее утере или порче
- Дубликат трудовой книжки
- Отсутствие подтвердительных документов
Восстановление при утере по вине работодателя
- Злонамеренное удержание трудовой книжки работодателем

На практике же нередки ситуации, в которых работник сталкивается с тем, что его трудовая книжка по тем или иным причинам теряется либо подвергается порче – по вине самого работника либо сотрудников организации-работодателя.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.