10 лучших сервисов электронного документооборота (ЭДО)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 лучших сервисов электронного документооборота (ЭДО)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.

Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.

Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений.

Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:

• Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
• Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
• Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
• Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
• Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
• Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
• Повышение культуры работы предприятия.
• Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.

Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.

Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.

7 основных видов внутренней документации компании:

1. Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
2. Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
3. Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
4. Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
5. Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
6. Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
7. Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.

Почему надо переходить на ЭДО

ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде.

Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.

Стоит ли совмещать с бумажным

В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.

Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

С какими трудностями сталкивается бизнес при настройке ЭДО

• К переходу на безбумажный документооборот необходимо подготовиться: сформировать утверждающие внутренние акты организации, зарегистрировать цифровую подпись и заключить договор с оператором.

• Иногда решение о нововведениях принимается без четкого анализа ситуации на предприятии и планирования и терпит фиаско. Сформулируйте проблемы, с которыми сталкивается организация при бумажном делопроизводстве, и наметьте задачи, на решение которых будет направлено внедрение ЭДО. В соответствии с намеченными целями выбирайте индивидуальные настройки систем электронного документооборота.

• Многие предприниматели опасаются начинать масштабную реорганизацию, думая, что налаженная система работы нарушится, а новая — не приживется. Именно поэтому лучше пользоваться готовыми решениями, чтобы не допускать ошибок и не провалить проект.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Критерий/система	«Контур Диадок»	СБИС	ELMA	Synerdocs	«Сбербанк»
Минимальная стоимость подключения	1000 руб. в год	500 руб. в год	стоимость платформы 45000 руб.	2050	3540
Возможность дистанционной сдачи отчетности	есть	есть	есть	есть	есть
Бесплатная версия	есть	есть	есть	есть	есть
Интеграция с 1С	есть	есть	есть	есть	есть

Как организовать хранение

Есть законодательные акты, которые четко регламентируют порядок:

1. Необходимо выделить номенклатуру дел конкретной компании. В зависимости от сферы деятельности, определяются сроки необходимого хранения тех или иных файлов.
2. Исходя из ценности документов нужно сформировать дела, которые будут храниться в течение определенного срока. Налоговые, например, 4 года, а остальная бухгалтерия 5 лет.
3. Графики учета рабочего времени и т.п. следует обозначить как архивируемые в цифровом виде.
4. Нужно перенести архив в компьютер. И вместе с текущей документацией защитить от изменений и поместить на носитель в установленном формате.
5. В завершение составьте опись всех имеющихся задач.

Когда срок хранения подходит к концу — стоит уничтожить информацию, согласно регламентам, установленным действующим законодательством. Если вам интересно узнать подробнее про внутренний электронный документооборот, что это такое и как работает в организации, то рекомендуем получить подробную консультацию у специалистов «Клеверенс».

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;

• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;

• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;

• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;

• подключить контрагентов.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:

• Серверная часть;
• Клиентские рабочие места;
• Хранилище данных;
• Внедрение и техподдержка на весь период использования.

Зачем внедрять ЭДО нужно по сценарию

Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:

НАЗВАНИЕ СЦЕНАРИЯ	КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
«Первые шаги и быстрый результат»	Предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами
«Комплексный подход и дальнейшее развитие»	Предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Сфера управления цифровым контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: он должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность?

Для этого создана электронная подпись в документообороте — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда ставил подпись.

Похожие записи:

• Величина прожиточного минимума на 2023 год
• Сроки сдачи отчетности и уплаты налогов (взносов) с 2023 года
• Арест счета в банке судебными приставами