Управленческий учет с нуля: шаг за шагом
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управленческий учет с нуля: шаг за шагом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.
Методы, которые использовались при регламентации
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.
Как составляется график документооборота
Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.
Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.
Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.
К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.
Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.
Как утвердить график документооборота
Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.
Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии
- Проведите анализ работы бухгалтерии и определитесь, какой из способов экономии на бухучете оптимален для компании;
- Пользуйтесь услугами аутсорсеров, это в два раза выгоднее собственной бухгалтерии:
- передайте на аутсорсинг всю бухгалтерию или ее часть. Всю бухгалтерию передавать экономичнее;
- серьезно относитесь к выбору аутсорсинговой компании: найдите отзывы, проверьте договор, уточните цены;
- Набирайте на работу только хороших специалистов:
- правильно опишите обязанности в вакансии;
- изучите резюме кандидата: образование, опыт работы, прошлых работодателей, причины увольнения;
- подготовьте тестовое задание самостоятельно или с помощью специалиста;
Распределение обязанностей в бухгалтерии
Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.
При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:
- перечень продуктов, которые производит участок;
- количество действий, связанных с их выполнением;
- эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).
Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.
Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета
Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.
Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.
Пример распределения обязанностей в бухгалтерии
Процесс оптимизации системы бухгалтерского и управленческого учета состоит из следующих этапов.
- Постановка цели.
- Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
- Реализация мероприятий по улучшению процесса.
- Фиксация всех нововведений в соответствующих регламентах.
Рассмотрим каждый этап подробно.
Этап I. Постановка цели.
Процесс оптимизации — процедура затратная как по трудовым, так и материальным ресурсам, поэтому важно четко понимать, для чего она нужна, к чему необходимо прийти. Причем понимание это должно быть не только у высшего руководства, но и у руководителей низших звеньев. Главной целью всей оптимизации должно стать качественное улучшение системы, поэтому не будет лишним вовлечь в данный процесс людей, непосредственно исполняющих операции бухгалтерского и управленческого учета.
Этап II.Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
Описание существующей системы бухгалтерского и управленческого учета представляет собой сбор, систематизацию, анализ и документирование информации. Чтобы иметь возможность повысить эффективность этой системы, нужна достоверная информация. Это необходимо, чтобы:
- узнать слабые места и демотивирующие факторы;
- улучшить общение между отделами и создать ощущение общности;
- понять зоны развития (тактического и стратегического).
Эффективным средством в данном случае является фотография рабочего дня (ФРД).
Фотографию рабочего дня могут проводить как специально выделенные для этого сотрудники (например, специалисты кадровой службы или отдела внутреннего контроля предприятия), так и сам сотрудник (самофотография).
Самофотография минимальная по затратам, но имеет минимальную точность изложения информации, так как сотрудник не всегда будет честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг ФРД обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, однако он всегда связан с дополнительными затратами.
Перед началом проведения фотографии рабочего дня рекомендуется проинструктировать проверяемых сотрудников, как и для каких целей будет проводиться фотографирование рабочего времени, чтобы избежать эксцессов.
ЭТО ВАЖНО
Проводя фотографию рабочего дня, работодатель должен учитывать, что данный процесс отображает фактическую ситуацию не идеально. Сотрудники могут специально демонстрировать лучшие результаты, поэтому для получения достоверных результатов необходимо проводить ФРД в течение нескольких дней.
Фотография рабочего дня проводится на бланках, специально разрабатываемых конкретным предприятием с учетом целей, особенностей деятельности и имеющихся ресурсов. Образец ФРД бухгалтера ООО «Луч» приведен в табл. 1.
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета
Это был упущенный кусочек бизнес-процесса, причем отдел предпечатной подготовки считал, что контролировать клиентов должны продавцы, и наоборот. В общем, обычное положение дел в несистематизированной компании. И мы смогли обнаружить проблему только с помощью описания бизнес-процесса. Когда мы его регламентировали, вся работа в типографии буквально начала летать. Я не говорю о том, что они вовсе перестали срывать сроки, бывают разные ситуации. Но такие проблемы перестали быть постоянной частью игры.
Качество регламента бизнес-процесса можно оценить только по одному критерию: решает он проблемы компании или нет.
Мне не очень нравится, когда регламенты бизнес-процессов разрабатываются только для того, чтобы в компании якобы был порядок в бумагах — это какая-то ерунда. Всегда должна быть конкретная проблема, которую необходимо решить с помощью регламента.
Оценить качество можно, посмотрев на него с точки зрения проблемы: устранили ли ее после внедрения регламента? Если нет, то вы действительно потратили время зря. Регламент бизнес-процесса должен решать существующие в компании проблемы, иначе в нем нет никакого смысла.
Учётная политика может быть единой для бухгалтерского и налогового учёта, либо отдельной по каждому виду учёта. Порядок оформления — на усмотрение руководителя. Мы рассмотрим общий вариант, который состоит из трёх разделов:
- организационно-документальный;
- методология ведения бухгалтерского учёта;
- методология ведения налогового учёта.
Включает в себя следующие подразделы:
- ответственный за ведение учёта (руководитель, главный бухгалтер, организация или специалист на аутсорсинге);
- форма учёта (журнально-ордерная, мемориально-ордерная, автоматизированная);
- формы первичных учётных документов (унифицированные или разработанные формы, приложить образцы);
- право подписи первичных учётных документов (перечень должностей и лиц, имеющих право подписи);
- рабочий план счетов (идёт как приложение);
- формы бухгалтерских регистров;
- график документооборота;
- порядок и сроки проведения инвентаризации.
В этом разделе определяются методы учёта доходов и расходов, оценки прихода и списания ТМЦ, формирования фондов и резервов, и т.д.
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
Раздел должностной инструкции Дата Результат 1. Общие положения 2. Задачи должности 3. Подготовка к работе 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Кадровый бизнес-процесс
Сотрудники — это те специалисты, которые обеспечивают получение дохода. Но требовать от них решения только этого глобального вопроса не целесообразно. В конце концов, каждому сотруднику должно быть комфортно при выполнении своих функций. Это важный пункт, который поможет реализовать множество планов. Ведь довольный сотрудник будет трудиться еще с большей отдачей на благо компании.
Реализация этих процессов подразумевает повторение определенных действий. Успешная деятельность предприятия возможна при грамотной кадровой политике, подбор и управление кадрами. Поэтому его реализация происходит по чётко установленной схеме. Предлагая вакансию, необходимо указать:
- название профессии, вакансии;
- причина освобождения места;
- в чьем подчинении будет находится сотрудник;
- обязанности;
- требования;
- возрастные ограничения, если есть, то почему;
- семейное положение;
- уровень образования;
- стаж работы по специальности;
- навыки в смежном направлении (работа с ПК, знания языков, водительские права);
- наличие вредных привычек;
- состояние здоровья;
- личные характеристики.
На наглядном примере можно рассмотреть желаемый должностной профиль. Например, что требуется от будущего соискателя на должность менеджера.
Требования к соискателю Возраст От 20 до 45 лет Пол М/Ж Семейное положение Не имеет значения Дети Не имеет значение Образование Среднее специальное, высшее Состояние здоровья Без ограничений, допускаются инвалиды 3-3 групп Наличие вредных привычек нежелательно Стаж по специальности Не менее двух лет Навыки, знания, умения Разговорная речь Высокий уровень, приятный голос Работа с ПК пользовательский Скорость набора текста Не менее 120 зн. /мин. Уровень знания по родному языку Высокий Владение иностранными Английский деловой разговорный (желательно) Умение выполнять инструкции Желательно/необходимо Личные характеристики Коммуникабельность Высокая Желание учиться Приветствуется Мотивация для достижения цели Высокая Открытость Приветствуется Стрессоустойчивость Не желательно Понятно, что ни одна таблица не может быть взята за основу. По каждому отдельному предприятию существуют определенные требования или же их не существует вообще, что так же бывает. Но это должно настораживать, так как говорит о высокой степени недоверия к компании. После разработки требований к кандидату, начинается его поиск. Для этого используются все возможные рекламные уловки, от бесплатного интернета, до платных больших баннеров.
Пока идет поиск персонала должен быть разработан перечень вопросов для проведения собеседования с потенциальными соискателями. Таким образом составляется отдельные требования для каждой конкретной должности, бухгалтер и администрация не составляют исключение.
Как организовать работу бухгалтерии
Отчет о движении денежных средств надо формировать в ежедневном режиме, чтобы собственник или директор мог посмотреть вчерашний день и период с начала месяца и сделать какие-либо выводы, япринять решения. Если отчет ДДС формируется от случая к случаю, в любой удобный момент или свободную минутку, результата такой процесс не принесет. Система должна работать, как часы.
Когда собраны отчеты ДДС и ОПиУ, остается внедрить управленческий баланс. Это самый важный и на практике наименее используемый отчет. Многих пугает один только вид бухгалтерского баланса. Но управленческий не такой страшный.
Баланс — это фотография бизнеса, его карточка, на начало определенного периода. Здесь мы видим, что компании принадлежит (активы) и за чей счет это приобретено (пассивы).
В первую очередь, нужно постоянно помнить, что может и чего не может делать главный бухгалтер, четко прописать и оговорить его функции. Очень важно провести разграничения между бухгалтерской и финансовой службами.
В крупной компании, где работают обе эти службы, это сделать легче, подчинив главбуха либо непосредственно руководителю, либо финансовому директору.
Руководителям малых и средних предприятий, которые не могут содержать в штате профессиональных финдиректоров, стоит понимать, что главные бухгалтера на все операции смотрят как на свершившийся факт, да и сам бухучет построен на информации о прошлом. Расчет на, что главный бухгалтер научится видеть бизнес сверху, призрачен. Потому что ему необходимо решать ежедневные рутинные задачи и отслеживать динамично меняющееся законодательство.Логика финансового учета противоречит логике бухгалтерского. Поэтому качество работы штатного или внештатного специалиста оценивается:
- порядком в бухгалтерском и налоговом учете;
- своевременностью представления отчетности;
- успешностью прохождения налоговых проверок.
Собственникам малого и среднего бизнеса при организации финансовой службы рекомендую:
- подбирать надежного главного бухгалтера или надежную бухгалтерскую компанию на ведение бухгалтерского и налогового учета;
- привлекать независимого финансового консультанта для налогового и финансового планирования, постановки и ведения управленческого учета.
Такая организация финансовой службы позволит создать перекрестный контроль, сэкономить на налоговых платежах и владеть реальной финансовой картиной на предприятии.
Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета
В первую очередь это Ваш выбор, как руководителя, но есть регламентные периоды, когда Вы видите результат. После их закрытия: месяц, квартал, год, нужно произвести проверку. Это точно поможет Вам в формировании стратегии по налогам, платежам, нагрузке, распределению прибыли, даже в векторе развития Вашего финансового результата в следующем периоде. Частота проверок зависит от Ваших исполнителей и от того на сколько они выдают нужный Вам результат.
Можно проверять и не чаще одного раза в год, если Вы всем довольны.
Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.
Этот страх есть у многих руководителей, причем чем больше бизнес, тем больше страхов. Никто не хочет рассказывать другим и давать доступ к своим цифрам и прибыли.
Это не очень правильно, потому что чем больше у Вас, как руководителя оценочной информации, тем больше возможностей для объективной оценки и планирования на следующий этап. Чем лучше организован учёт, тем меньше претензий налогового органа к Вашей организации, тем выше рейтинг Вашей деловой репутации в глазах контрагентов, банков и ИФНС. Убирая страх, спешу сообщить, что большая часть сведений по результатам деятельности видна на официальных источниках не только Вашей бухгалтерии. А так же стоит брать в расчет, что у стороннего аудитора нет мотивации в разглашении Вашей информации, а есть интерес чтобы Вы снова обратились за помощью. Да и как представитель той и другой стороны могу точно сказать, что держать в голове обороты и финансовые результаты всех организаций физически затруднительно.
А вот и как всегда от меня пошаговые инструкции к проверке работы бухгалтерии в зависимости от того, какой ее вариант Вы используете:
В этом случае сокращается число проверяемых. И много времени и усилий не потребуется.
Риски в этом случае у Вас заключаются в следующем:
— Он один ведет весь учет, а значит все операции отражает один человек, на нем большая нагрузка.
— Даже если у Вас небольшой оборот, то скорее всего он ведёт не только Вашу бухгалтерию и значит есть риск ошибок от количества.
— Как правило он с Вами на связи не полный рабочий день, есть риск что время работы и приоритеты задач распределены не в Вашу пользу.
— Всегда в этом варианте есть риск потери части данных, потому что человек один, уходит и все данные уйдут с ним.
— Риск просрочки отчётов высок, так как отсутствует заменяемость. Заболел и никто не работает, уехал отдыхать и опять работа стоит.
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Важные правила для контроля документооборота
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
Даже маленькая бухгалтерская ошибка способна нанести огромный ущерб. Еще одна частая проблема – бухгалтер стремится облегчить себе жизнь, поэтому выбирает удобные для себя способы учета, но совершенно не оптимальные для вашего бизнеса.
Владелец магазина решил навести порядок в учете и автоматизировать все процессы. Обратился в специализированную компанию. Выяснилось, что компания работает на УСН и платит налог с доходов (объект налогообложения – «доходы»), хотя ей гораздо выгоднее платить налоги с разницы между доходами и расходами (объект налогообложения – «доходы минус расходы»). А произошло так, потому что бухгалтеру проще вести учет и он убедил собственника, что при таком подходе не будет проблем с налоговой. В итоге компания ежемесячно переплачивала налоги.
Вот лишь небольшой список потерь, к которым может привести неправильная работа бухгалтерии:
-
лишние расходы из-за неоптимально выбранного метода учета;
-
лишние расходы из-за неверно выстроенных отношений с контрагентами (например, в договорах предусмотрены слишком большие отсрочки платежей);
-
штрафы, доначисления и пени по итогам налоговых проверок из-за ошибок в отчетности и документах;
-
упущенная выгода из-за блокировки расчетного счета и заморозка денег на нем;
-
нехватка оборотных средств и кассовые разрывы, как следствие, штрафы по договорам контрагентам.
Похожие записи: