Правила деловой переписки: нюансы отправки традиционных и электронных сообщений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила деловой переписки: нюансы отправки традиционных и электронных сообщений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.

Необычная классификация

Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:

1. «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
2. «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
3. «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
4. «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
5. «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
4. Утверждение его руководителем.
5. Окончательное оформление и подписание документа.
6. Регистрация письма.
7. Отправка корреспонденции получателю.

Письмо-просьба и письмо-предложение

Письмо-прошение или письмо для внесения предложения – это такой вид оповещений, который стимулирует получателя к совершению определенных действий, интересующих отправителя письма.

Выделяют основные виды писем-прошений и предложений:

• Письмо-просьба – это сообщение, которое направлено на побуждение к действию или получение важной информации для автора письма. Такое сообщение с просьбой в любом случае требует ответа.
• Письмо, содержащее запрос, – это сообщение, основной целью которого является получение официального подтверждения, важной информации или определенных документов. Как и письмо-просьба, запрос требует ответа.
• Письмо-предложение – сообщение, которое направлено на внесение предложения потенциальному клиенту, партнерской организации либо будущему сотруднику. Такое сообщение с предложением может быть как инициативным, так и отвечать на ранее полученный запрос или просьбу.

Письма этикетного характера

Письма этикетного характера – это сообщения, которые направлены на выражение соболезнования, внимания, поздравления или участия.

Различают следующие виды писем этикетного характера:

• Письмо-поздравление – это служебное сообщение, которое отправляется с целью поздравления того или иного лица с торжественным событием.
• Письмо-благодарность – это такое послание, которое направляется физическому или юридическому лицу с целью выражения благодарности за оказанные услуги, предпринятые меры или совершенные действия.
• Соболезнующее письмо – вид текста, который составляется в случае необходимости участия и выражения соболезнований. Такое письмо отправляется в случае смерти, стихийного бедствия или несчастного случая.
• Письмо-извинение – послание, в котором отправитель приносит свои извинения за некорректное выполнение услуг или совершение действий.

Письма как вид речевой деятельности

Письмо как вид речевой деятельности занимает лидирующие позиции, так как современные люди проводят все больше времени на работе, а общение в социальных сетях с передачей сообщений все больше вытесняет общение вживую. В современных условиях сложно представить организацию, работа которой не была бы зависима от электронной почты.

Письмо как вид деятельности – весьма эффективный способ коммуникации, но, несмотря на все преимущества, есть и множество его недостатков:

• Получатель отсутствует в момент написания письма, поэтому нет промежуточной обратной связи.
• У автора нет возможности сделать письмо интонированным, поэтому восприниматься получателем оно может неоднозначно. Отправителю приходится дольше и тщательнее подбирать фразы для правильного трактования мыслей.
• Нет возможности у отправителя использовать язык жестов и мимики.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

• Название компании (организации, фирмы),
• Отдел, куда направляется служебное письмо,
• Должность исполняющего лица, его ФИО,
• Адрес получателя,
• Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
• Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Образец делового письма

В деловом письме должна быть структура:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
• заключение — пожелания и благодарность;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

Правила оформления делового письма

Официальные
письма пишутся на специальных бланках
(внешних бланках), соот­ветствующих
стандарту. Для таких бланков установлен
комплекс обязательных элементов
(реквизитов), которые должны распола­гаться
в определенном порядке.

Оформление
бланка, соответствующее принципам
техничес­кой эстетики, положительно
влияет на восприятие его содержа­ния.
Например, учитывая, что человеческому
глазу легче фикси­ровать верхнюю
часть любого объекта, при оформлении
доку­ментов следует более насыщенной
делать их верхнюю часть.

Стандарты
на формуляры-образцы устанавливают
форматы и размеры полей документов,
входящих в состав унифицирован­ной
системы документации, а также требования
к построению конструкционной сетки
формуляра-образца, набор реквизитов и
правила их расположения. Документы,
входящие в состав унифи­цированных
систем документации, состоят из трех
основных ча­стей, которые располагаются
в пределах четко разграниченных зон.
Такая «геометрия» документа обеспечивает
необходимую быстроту восприятия его
текста.

Реквизиты
— это обязательные признаки, установленные
зако­ном или положениями для отдельных
видов документов. Состав и расположение
реквизитов на бланках
организационно-распоряди­тельных
документов должны соответствовать ГОСТ
Р 6.30 — 2003.

• Установление
  стандарта на формуляр-образец, который,
  в свою очередь, определяет требования
  к бланку официального письма, вызвано
  необходимостью унифицировать процесс
  его оформле­ния, что позволяет:
• —
  организовать централизованное
  изготовление бланков для пи­сем;
• —
  уменьшить стоимость машинописных работ;
• —
  сократить трудозатраты на составление
  и оформление писем;
• —
  облегчить визуальный поиск необходимой
  информации;
• —
  расширить возможности применения
  вычислительной и орга­низационной
  техники при обработке писем.

Формуляр-образец
является основой для конструирования
фор­муляров и бланков всех видов
управленческой документации. Пло­щадь,
отводимая формулярам-образцам для
расположения каж­дого реквизита,
соответствует оптимальному объему
этого рек­визита в печатных знаках.

Формуляром
называется совокупность реквизитов
документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 — 2003
документы могут содержать до 30 рек­визитов,
однако ни один документ не оформляется
полным их набором. Для каждого вида
документа определен состав реквизитов
в зависимости от его назначения. Так,
для официального письма рекомендуется
следующий состав реквизитов:

1)
эмблема или товарный знак организации;

1. наименование организации (полное или сокращенное);

2. справочные данные об организации;

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа;

5. ссылка нарегистрационный номер и дату входящего до­кумента (при письмах-ответах);

6. адресат;

7. заголовок к тексту;

1. текст;

2. подпись;

3. фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон
   исполнителя.

Могут
быть указаны инициалы машинистки и
количество эк­земпляров, но они не
входят в состав обязательных реквизитов.
Можно включать реквизит: идентификатор
электронной почты (при необходимости).

Официальное
письмо является единственным документом,
на котором не ставится название его
вида. Все остальные документы имеют
названия, например «Приказ», «Акт»,
«Решение», «Док­ладная записка» и
т.д.

Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного
герба РФпомещается
на бланках писем государственных
учреждений.

1. Наименование
   организации —
   адресанта документа дается в полном и
   сокращенном виде, например Всероссийский
   научно-иссле­довательский институт
   документоведения и архивного дела —
   ВНИИДАД.
2. Следует
   помнить, что сокращать названия
   организаций произ­вольно нельзя.
   Сокращенные наименования организаций
   образу­ются тремя способами:
3. —
   по первым буквам слов, входящих в
   наименования, например МВД (Министерство
   внутренних дел). Аббревиатуры пишутся
   слитно и буквы в них не разделяются
   точками;
4. —
   по начальным слогам слов, входящих в
   наименования, напри­мер Уралмаш
   (Уральский машиностроительный завод);

—
смешанным способом, когда сложносокращенные
наименова­ния образуются частично
из начальных букв, частично из усе­ченных
слов и пишутся в первой части прописными
буквами, во
второй
— строчными, например ВНИИдормаш. Такие
слова пи­шутся тоже слитно. Названия
учреждений сокращаются только в том
случае, если сокращенное название
указано в официальном документе
(например, зафиксировано в Уставе
организации).

К
справочным
данным об организации относятся,
во-первых, почтовый и телеграфный адреса.
Порядок и форма записи сведе­ний о
почтовом и телеграфном адресах организации
должны со­ответствовать Почтовым
правилам. Во-вторых, справочные дан­ные
включают номера телефона, факса, номер
счета в банке. Их также необходимо
указывать на бланке письма.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний.

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

2) названия месяцев (янв.);

3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);

5) названия документов (ГОСТ);

6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Информативность и убедительность делового письма.

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Этикет в деловой переписке.

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

Основные требования к тексту деловой переписки.

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем.

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.

Раздел	Основы написания
Реквизиты	Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок. Реквизиты, составляющие служебное письмо: · название компании; · структурное подразделение; · должность исполнителя; · Ф. И. О.; · адрес получателя.
Введение	Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы
Содержательная часть	Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры
Заключение	Последствия, которые наступят при уклонении от требований.
Приложения	Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме.
Подписи	Подписи руководства и печать

Похожие записи:

• Как заменить сторону в исполнительном производстве?
• Можно ли подарить квартиру в ипотеке?
• Как отразить задержку выплаты зарплаты в 6-НДФЛ с начала 2023 года