Выплата зарплаты наличными в 2023 году: можно ли получать и как оформить?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата зарплаты наличными в 2023 году: можно ли получать и как оформить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Что сделать, чтобы получать зарплату из кассы
Работодатель не вправе обязать работника получать расчет безналичным путем.
Чтобы получить зарплату наличными в 2023 году работник представляет работодателю письменное заявление, оформленное в произвольной форме, в котором изъявляет желание о способе получения денег. Срок подачи такого заявления не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты денежных средств. Что написать в заявлении:
- на чье имя пишем (директор, его ФИО);
- от кого (должность работника, ФИО);
- ссылка на ст. 136 ТК РФ;
- ссылка на трудовой договор или иной локальный акт компании, которым предусмотрен порядок расчетов;
- срок, с которого предусмотрен иной порядок расчетов;
- дата, подпись, ФИО.
Порядок и проводки по выплате зарплаты наличными
Если у предприятия нет розничной выручки, то денежные средства снимают со счета в банке. Для этого оформляют чек из чековой книжки или чек дистанционно через онлайн-сервисы банка. В нем указывают, кто снимает, сколько, на какие цели, подписывают чек уполномоченным лицом.
Перед выдачей расчета сотруднику необходимо уведомить его о начисленных суммах и удержаниях путем выдачи расчетного листка.
Дебет 50 Кредит 51 — сняли денежные средства с р/с компании и внесли их в кассу.
Бухгалтер сформирует расчетно-платежную или платежную ведомость и расходные кассовые ордера. Кассир проверит подписи главного бухгалтера, руководителя и приступит к выплате. Срок выплаты — в течение трех дней после их оприходования в кассу компании.
Работник приходит с паспортом и подписывает расходный кассовый ордер.
После полной выдачи денег кассир подписывает документы и передает их в бухгалтерию.
Проводка, как выдать зарплату сотруднику наличными из кассы:
Дебет 70 Кредит 50.
На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости
Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих дней . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т.п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимита . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срока :
- РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
- в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге .
Примечание
Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.
В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпись нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателю .
А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:
- деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
- подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.
Невзирая на то, что мы живем в эпоху технологического прогресса, включающего в себя вышеупомянутый интернет-банкинг, некоторым компаниям выгодно расплачиваться сотрудниками за наличный расчет, к чему они и прибегают в отдельно взятых случаях. Как правило, такие взаиморасчеты с персоналом происходят тогда, когда денежные средства до кассы как раз и не доходят. Здесь речь идет о так называемом «черном нале», который свободно получается и передается через бухгалтера или директора организации. К примеру, компания ООО «СпешалРесурс» занимается куплей-продажей автомобильных запчастей. Директор фирмы Сергеев И.В. продает своему знакомому автомобильных запчастей бывших в употреблении на сумму 100000 рублей. Сделка была проведена на одном из городских рынков. Далее господин Сергеев возвращается в офис и выдает заработную плату своему бухгалтеру и помощнику заработную плату, что в сумме составляет приблизительно столько же, сколько он получил от своего покупателя. В данном случае, деньги не были нигде учтены, и подобная махинация считается абсолютно незаконной как с точки зрения налогового, так и со стороны трудового законодательства. Необходимость директора не платить заработную плату официально сводится к желанию уклониться от уплаты налогов, что по определению является уголовно наказуемым деянием.
Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.
Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.
Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников. Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход. Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.
Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:
- любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
- следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
- соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
- тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.
Аванс по отработанному времени
Этот способ чаще всего использовали до 2023 года на предприятиях, где начисление зарплаты осуществлялось за фактически выполненную работу. Он подразумевает, что начисления каждый месяц оказываются разными, в зависимости от количества рабочих дней в первой и второй половине месяца.
Например, работнику установлен оклад в размере 50 000 руб. Количество рабочих дней в мае 2023 г. — 20, но в 1-ой половине их всего 7. При авансировании по отработанному времени размер аванса составит 15 225 руб. с учетом удержанного НДФЛ (50000 / 20 * 7 * 0,87 = 15225).
В зарплатной политике предприятие также может пойти по пути, наработанному до 2023 г. — производить начисление аванса за увеличенный период, например, не за 15, а за 17 или 19 дней. Закон допускает подобный способ. Но впервые применяя подобный метод, стоит понимать, что зарплата «под расчет» за месяц окажется меньше, что может вызвать некоторое недовольство работников.
Снижение фактически получаемой на руки суммы из-за удержания НДФЛ может вызвать недовольство среди сотрудников предприятий. На отделе кадров или иных ответственных лицах лежит ответственность за доведение до сведения работников изменений в налоговой сфере.
Особенности начислений в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3 редакции
Поскольку аванс в программе называется «Начисление за первую половину месяца», работать нужно с этим документом. Он предназначен для расчета сумм к выплате работникам за первую половину месяца, исходя из плановых расчетов и удержаний и расчета подоходного налога.
В 2023 в версиях программы 3.1.24.212 и 3.1.23.357 документ заполняется по всем сотрудникам независимо от того, какой способ был выбран ранее для расчета заработной платы за первую половину месяца. В документе необходимо указать месяц, за который проводится начисление. При этом не нужно производить расчет пособий, взносов, доначислений и т. д. Можно изменить дату для расчета 1-ой половины месяца. По умолчанию в программе установлено 15-е число месяца.
Так как с 2023 документ заполняется на всех сотрудников, чтобы не заводить отдельные документы на каждого из них или не вводить их в документ вручную, предусмотрена специальная кнопка «Заполнить». После ее нажатия в таблицу автоматически добавляются все сотрудники организации.
На вкладке «Начисления» документа отражаются плановые начисления на работников, для которых установлено свойство «Начисляется при расчете первой половины месяца». Расчет осуществляется согласно учету фактически отработанного времени. Если нужно проверить расчет и ознакомиться с показателями, необходимо нажать кнопку «Показать подробности расчета».
Удержание подоходного налога (включая возможность применения вычета) на планируемую дату выплаты производится на вкладке НДФЛ. При проведении ведомости на выплату в другой день, дата выплаты и НДФЛ изменится автоматически на дату, указанную в ведомости. При этом в ведомости также будут отображаться суммы расчетных документов, выплата которых проводится вместе с заработной платой за первую половину месяца.
Проанализировать начисления поможет отчет по заработной плате. Доступен анализ по сотрудникам, расчетная ведомость Т-51 и расчетный листок в подразделе «Первая половина месяца».
Документальное оформление выдачи зарплаты
При расчете с работниками наличностью выдача зарплаты из кассы в 2021 году может быть подтверждена такими формами:
- расходный кассовый ордер, шаблон которого зафиксирован образцом КО-2;
- расчетно-платежная ведомость по рекомендованной Госкомстатом форме Т-49;
- платежные ведомости Т-53.
В платежных видах ведомостей после выдачи денег обязательно должны проставляться собственноручные подписи получателей средств. Если сотрудник поручил получить за него зарплату третьему лицу, факт делегирования полномочий должен быть подтвержден нотариальной доверенностью. Оригинал доверенности в момент расчета передается кассиру и подшивается к платежным документам (если это доверенность на разовое получение зарплаты).
Порядок действий кассира, когда производится выплата зарплаты через кассу:
- Прием подписанных ответственными лицами платежных бланков. На формах должны стоять подписи бухгалтера и руководителя фирмы.
- Сверка идентичности подписей в образцах и принятых к исполнению документах.
- Проверка соответствия итоговых сумм и правильность их указания прописью.
- Выдача денег получателю после предъявления им удостоверяющего личность документа (паспорта).
- Если выплата осуществляется по доверенности, в графе с примечаниями в ведомости указываются реквизиты доверенности.
В случаях с наличием депонированных сумм в ведомости при ее закрытии прописывается общий размер невостребованных денег. Отработанная платежная документация подписывается кассиром и передается на проверку бухгалтеру. Бухгалтер проверяет все итоги, правильность оформления отчета кассира, подтверждает результаты сверки своей подписью.
Почему иностранцам нельзя платить зарплату наличными?
Дело в том, что процедура получения зарплаты иностранным работником считается валютной операцией. На операции между иностранцами и российскими организациями в Санкт-Петербурге и области накладывает ограничения валютное законодательство (173-ФЗ).
Иностранцы, временно пребывающие и проживающие в РФ, признаются валютными нерезидентами, а вот организация-работодатель, созданная и работающая на территории РФ, — валютным резидентом (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 1 закона № 173-ФЗ). Согласно закону, выплата нерезиденту зарплаты в наличной форме, представляющая собой передачу валюты РФ резидентом нерезиденту, подпадает под определение валютной операции (пп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 закона № 173-ФЗ).
Валютные операции производятся только через кредитные организации или электронные платежные системы. Проведение их с наличными запрещено.
Отражение в отчетности 6-НДФЛ
Исчисление сумм НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Дата фактического получения доходов в виде оплаты труда — последний день месяца, указанный в поле Зарплата за документа Начисление зарплаты PDF (п. 2 ст. 223 НК РФ). Она будет отражаться по стр. 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ.
Расчет заработной платы за июль 2021 года: PDF
- Начислено — 35 000 руб.
- Вычет на детей — 1 400 руб.
- НДФЛ — 4 368 руб.
В форме 6-НДФЛ выплата заработной платы отражается в:
Разделе 1 «Обобщенные показатели»:
- стр. 070 — 4 368, сумма удержанного налога.
Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF
- стр. 100 — 31.07.2018, дата фактического получения дохода;
- стр. 110 — 10.08.2018, дата удержания налога;
- стр. 120 — 13.08.2018, срок перечисления налога;
- стр. 130 — 35 000, сумма фактически полученного дохода;
- стр. 140 — 4 368, сумма удержанного налога.
Можно ли получать зарплату наличными, а не на карту?
Возникают ситуации, когда сотрудник заинтересован в получении заработной платы наличными средствами, можно ли по закону получать зарплату из кассы, а не на карту, и каковы нюансы этого процесса?
Данная процедура имеет ряд особенностей, которые должны учитывать бухгалтерия, кадры и руководители организации. А ряду работников выдача наличных денег категорически запрещена.
Согласно постановлениям Минтруда РФ, работодатель не полномочен выдавать подчиненным заработную плату исключительно на банковский счет или карту. Чисто теоретически, возможно получать заработную плату наличными. Но на практике ситуация сопряжена с рядом трудностей.
Рекомендуем прочитать: Порядок выплаты заработной платы на карту.
Выдача зарплаты из кассы производится по тем же правилам, что и по безналичному расчету:
- Интервал между авансом и основной выплатой не должен превышать 15 календарных дней.
- Размер оклада и стимулирующие выплаты сохраняются в прежнем объеме – работодатель не имеет право платить меньшую сумму за безналичный расчет.
- Если день выдачи зарплаты приходится на выходной или государственный праздник, деньги должны быть переданы сотруднику накануне.
- Работодатель в любом случае обязан исправно оплачивать работу подчиненным, форма выдачи средств при этом не имеет никакого значения.
Для выдачи зарплаты «наличкой» предприятие или ИП должно иметь кассу.
Работодатель обязан платить сотруднику наличными, если у последнего нет возможности получать деньги безналичным путем.
Дополнительное условие – работники должны быть официально трудоустроены. В противном случае выдача денег « в конверте» является прямым нарушением ТК РФ со стороны работодателя.
Кому запрещена выплата зарплаты наличными и как оплачивать труд иностранцев
В некоторых случаях государство устанавливает запрет на выплату заработной платы наличными. Его нарушение может привести к наложению штрафных санкций на работодателя.
На законодательном уровне установлено, что все расчеты с гражданами иностранных государств относятся к валютным операциям. При этом выплата заработной платы иностранцам не включена в список операций, которые можно производить наличными (ч. 2 ст. 14 закона «О валютном регулировании…» от 10.12.2003 № 173-ФЗ). Поэтому оплата труда нерезидентов должна производиться только безналичным способом.
Вместе с тем ВАС РФ в определении от 27.01.2014 № ВАС-19914/13 указал, что взаимоотношения с иностранным работником относятся к сфере трудового законодательства. ТК РФ обязывает работодателя выплатить работнику заработную плату независимо от наличия у работника счета в банке. Открытие банковского счета для получения зарплаты — право, а не обязанность работника-иностранца. В связи с этим наложение штрафа за выплату наличными зарплаты нерезиденту является незаконным. Есть также судебные решения, отменяющие штрафы ввиду малозначительности нарушения.
Тем не менее ФНС продолжает настаивать на нарушении валютного законодательства (письмо ФНС от 29.08.2016 № ЗН-4-17/15799) и накладывать штрафы за наличные выплаты иностранцам. Поэтому если нет желания судиться, укажите в трудовом договоре с иностранцем, что выдача зарплаты будет осуществляться банковским переводом на счет, который работник обязан открыть.
В 2020 году не запрещена выплата зарплаты наличными работникам государственных и муниципальных учреждений. Закон «О внесении изменений в Федеральный закон “О национальной платежной системе”» от 01.05.2017 № 88-ФЗ обязывает банки с 01.07.2018 зачислять оплату труда сотрудников указанных бюджетных организаций только на карты национальной платежной системы «Мир». В случае отказа работника от получения заработной платы на карту «Мир» ее можно выплачивать из кассы учреждения.
Какой банк можно выбрать по закону?
Согласно федеральному закону No333-ФЗ от 4 ноября 2014, нет каких-либо ограничений для банков, которые могут быть выбраны работниками для зачисления зарплаты на карту.
Для работодателя наиболее выгодно, когда все сотрудники компании обслуживаются одним банком, например Сбербанком, по соответствующему зарплатному проекту. Перечисления в другой банк для единичных лиц потребуют выплаты дополнительной комиссии.
Если работника не устраивает основной банк-партнер работодателя, и он подает заявление на изменение кредитной организации, стоит поинтересоваться, карты какого банка будут наиболее выгодными.
Лучше завести отдельно карту и отдельно зарплатный расчетный счет. Выбор карты также должен основываться на стоимости ее обслуживания и возможности снятия наличности в банкоматах без комиссии и лимитов.
Плюсы и минусы перевода зарплаты на карту
Зачисление зарплаты на карту имеет как свои достоинства, так и недостатки для каждой из сторон.
Для работника такой способ может быть далеко не всегда удобным, так как жизненные обстоятельства заставят отказаться от использования банковских счетов.
Примером такой ситуации является наличие исполнительного производства по взысканию средств. Все переведенные на счет деньги окажутся под угрозой снятия в счет уплаты задолженности. Но такой случай не так часто встречается на практике.
Главным преимуществом безналичного расчета считается полная прозрачность зарплатных схем.
Каждый перевод будет зафиксирован в банке и может послужить ощутимым плюсом для получения кредита, так как будет подтверждать платежеспособность заявителя.
Минусами же такого способа получения зарплаты является риск блокировки карты или счета, при котором будет полностью утерян доступ к денежным средствам.
К тому же, никто не застрахован от технических сбоев в банковской системе.
Почему безналичная форма расчета лучше?
Мы все в большинстве своем получаем заработанные деньги на свои банковские карты и настолько привыкли к этому, что едва ли представляем себе какой-то другой формат оплаты труда в рамках сегодняшнего дня. Безналичная форма оправдала себя на все 100%. Во-первых, с точки зрения работника, отпадает прямая необходимость носить с собой крупные суммы денежных средств и переживать за то, «как бы сумку кто не украл». Во-вторых, с точки зрения работодателя, нет нужды заказывать в банке наличные деньги. В особенности это актуально для крупных предприятий, где зарплатный фонд исчисляется миллионами. В-третьих, ни на кого не надо возлагать так называемую «полную материальную ответственность», о которой шла речь в случае с кассиром или же с тем лицом, кому делегированы данные полномочия. В связи с этим, если у компании нет как таковой необходимости выплачивать своим работникам зарплату «на руки» в прямом смысле этого слова, рекомендуем придерживаться все-таки режима электронного перевода денежных средств.