Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Перед тем как привлечь сотрудника к сверхурочной работе в командировке, руководителю нужно обратиться со служебной запиской к директору компании. В ней необходимо обосновать необходимость сверхурочной работы.

Как оформить сверхурочную работу, если сотрудник находится в командировке?

После согласия генерального директора командированный работник под роспись уведомляется о том, что ему предлагается сверхурочная работа в командировке. Унифицированной формы уведомления о привлечении к сверхурочной работе в командировке нет, поэтому документ можно составить в произвольной форме.

Если работник уже находится в другом городе, то работодатель может уведомить его по электронной почте. В ответ сотруднику нужно будет прислать подписанный скан согласия.

При согласии сотрудника на сверхурочную работу работодатель оформляет приказ о привлечении работника к сверхурочной работе. Его также можно составить в произвольной форме.

Отработанные часы в служебной поездке отражаются в табеле учёта рабочего времени на основании приказов о направлении в командировку, а также о привлечении к сверхурочной работе.

Размер выплат за командировку за границу

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые выпадают на период командировки.
• Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
• Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Решение суда и ошибки работника

Сотрудник не смог подтвердить сверхурочную работу. Несмотря на то, что в суд бывший работник представил табели учета рабочего времени и другие документы, они были заполнены с нарушениями или вообще не соответствовали установленным в компании бланкам. Суд принял довод юриста, что бумаги подписывали неуполномоченные лица.

Представитель компании использовал нарушения в документах в свою пользу. Суд решил, что истец трудился в соответствии с установленным режимом рабочего времени. К сверхурочной работе и в выходные ответчик сотрудника в командировке не привлекал.

В компенсации морального вреда также было отказано.

Таким образом, устное указание о выполнении сверхурочной работы в командировке не является доказательством в суде. Работнику, находящемуся в командировке, нужно требовать от работодателя издать соответствующий приказ.

Работник «вышел из строя»

Раз мы уж затронули тему замены суточных на компенсацию повседневных расходов командированного сотрудника, то не лишним будет сказать о том, как поступить директору в ситуации, когда работник, к примеру, заболел и в связи с этим не может выполнять свои должностные обязанности. Логично предположить, что суточные выплачиваются ему тогда, когда он фактически «находится в строю» и делает ту работу, которая на него возложена. Сразу хотим оговориться – это заблуждение. С точки зрения ТК РФ, суточные должны выплачиваться работнику ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, находясь вне города своего постоянного проживания. Даже если он в первый же день по приезду в другой город или страну заболел и на протяжении всего периода командировки «пролежал в постели», дирекция обязана начислить ему суточные. У руководства компании здесь вновь может появиться соблазн нивелировать необходимость трат, с которых у него не будет никакой отдачи. Стоит отметить, что схожий подход к решению данного вопроса – наказуемое деяние, которое может обернуться крупным штрафом.

На что еще может рассчитывать работник?

Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку. Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.

Решение суда и ошибки работника

Сотрудник не смог подтвердить сверхурочную работу. Несмотря на то, что в суд бывший работник представил табели учета рабочего времени и другие документы, они были заполнены с нарушениями или вообще не соответствовали установленным в компании бланкам. Суд принял довод юриста, что бумаги подписывали неуполномоченные лица.

Представитель компании использовал нарушения в документах в свою пользу. Суд решил, что истец трудился в соответствии с установленным режимом рабочего времени. К сверхурочной работе и в выходные ответчик сотрудника в командировке не привлекал.

В компенсации морального вреда также было отказано.

Таким образом, устное указание о выполнении сверхурочной работы в командировке не является доказательством в суде. Работнику, находящемуся в командировке, нужно требовать от работодателя издать соответствующий приказ.

• При суммированном учете норма времени труда устанавливается не для недели или дня, а для иного учетного периода, по продолжительности не превышающего 1 года. Работа, время которой учитывается суммированно, обычно осуществляется по заранее утвержденному графику, отражающему чередование дней труда и отдыха для конкретного работника. При этом рабочие дни могут совпадать с общевыходными и нерабочими праздничными, а выходные — приходиться на будние дни недели.
• Время, проведенное работником в командировке, должно уменьшать для него норму времени труда, установленную для учетного периода. Уменьшение производится на количество часов, отвечающее дням командировки в графике работы, действующем в отношении командированного работника.
• Оплата за труд во время командировки для работника с суммированным учетом времени работы осуществляется по общеустановленному правилу — исходя из среднего заработка, начисляемого за дни, которые в графике его работы обозначены как рабочие. Но в период командировки такого работника могут попасть и выходные для него дни. Если в такие дни он будет работать, то ему придется начислять за них дополнительную плату, рассчитывая ее не от среднего заработка, а как зарплату в удвоенном размере или в одинарном, если работник получит взамен дополнительные дни отдыха.

Как происходит оплата сверхурочных часов при окладе?

Рассмотрим, как оплачиваются сверхурочные часы при окладе. В ст. 152 ТК РФ нет информации о том, какую сумму нужно брать в расчет. Поэтому многие работодатели задаются вопросом, учитывать ли только оклад или средний доход вместе с премиями и надбавками. Часто руководители при расчете переработок принимают за минимум двойной тариф. Стимулирующие и компенсационные выплаты при этом не учитываются. Сверхурочная работа оплачивается с учетом премиальных выплат, только если работодатель установил такой порядок. В случае, если подобный порядок не установлен, то стоимость часа равна окладу, разделенному на количество нормочасов в учетном месяце согласно производственному календарю. При периоде суммированного учета более, чем один месяц, необходимо определить среднюю стоимость часа за весь период (например, доход по окладу за квартал разделить на норму часов за указанный квартал). Расчет переработок необходимо производить из полученной стоимости часа.

Однако официальная позиция министерства по вопросу оплаты сверхурочных часов при сменном графике работы поддержки у судей не получила. Наоборот, судьи Верховного суда РФ характеризовали предложенный чиновниками алгоритм как дискриминационный по отношению к «поденщикам».

По мнению арбитров, производить расчет доплаты за переработку нужно в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, а уже остальные часы «сверхурочки» – оплачивать в двойном.

Однако в настоящее время руководствоваться позицией Верховного суда небезопасно, хотя и более выгодно для работодателя. Дело в том, что выводы судей базируются на порядке расчета, утвержденном в п. 5.5 постановления Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от , а оно в 2019 году утратило силу (приказ Минтруда России от №415). Значит, и ссылки на этот документ потеряли актуальность.

Таким образом, во избежание трудовых споров с работниками лучше производить оплату сверхурочных часов при сменном графике работы, руководствуясь разъяснениями чиновников контролирующего ведомства.

• По закону, сотрудника можно попросить поработать сверхурочно, и неважно, находится он в командировке или нет.
• В ТК РФ нет отдельных указаний для сверхурочной работы в поездках, но работа в выходные и праздники оплачивается в общем порядке (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, п.5).
• Оплату сверхурочных объяснило Министерство труда и социальной защиты в своём письме от 9 июля 2019 г. N 14-2/В-527. Сверхурочную работу и работу ночью решили оценивать так же, как вне командировки, — по ст. 152 и 154 ТК РФ.
• Для законной сверхурочной работы нужно письменное согласие сотрудника. Если согласия нет, то попросить сотрудника работать вне графика можно во время ЧС или форс-мажора, только на определённых предприятиях.
• Если использовать своё нерабочее время для служебных задач хочет сам сотрудник, то это время работодатель оплачивать не обязан.
• Сверхурочная работа не должна быть дольше четырёх часов больше двух рабочих дней подряд.
• По закону, беременные женщины и воспитывающие маленьких детей, несовершеннолетние сотрудники, инвалиды и работающие по ученическому договору работать сверхурочно не могут.

Привлечение к сверхурочной работе

Сверхурочная работа — это работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени сотрудника (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Примечание. Если работник по своей инициативе остается после работы, то такая работа сверхурочной не признается (Письмо Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1).

Работодатель вправе привлечь сотрудника к сверхурочной работе (ч. 1 ст. 97 и ч. 1 ст. 99 ТК РФ):

• с его письменного согласия — в случаях, перечисленных в ч. 2 ст. 99 Трудового кодекса. В их числе, например, подмена не вышедшего на работу сменщика;
• без письменного согласия работника — в чрезвычайных ситуациях, перечисленных в ч. 3 ст. 99 Трудового кодекса.

Обратите внимание: некоторые категории работников могут быть привлечены к сверхурочной работе только с их письменного согласия, если это не запрещено им медицинским заключением. К ним относятся:

• сотрудницы, имеющие детей до трех лет (ч. 5 ст. 99 ТК РФ);
• работники-инвалиды (ч. 5 ст. 99 ТК РФ и ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
• матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги) (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• работники — родители детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• работники — отцы, воспитывающие детей без матери (ст. 264 ТК РФ);
• работники — опекуны или попечители несовершеннолетних детей (ст. 264 ТК РФ).

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника обязан обеспечить работодатель (ч. 6 и 7 ст. 99 ТК РФ).

Служебная записка о необходимости сверхурочной работы

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Предложить С.П. Плеядову Генеральному директору¦
¦сверхурочную работу. ЗАО "Альдебаран"¦
¦04.07.2014 Тельцов Тельцову А.А.¦
¦ ¦
¦ Служебная записка ¦
¦ ¦
¦ В связи с необходимостью досрочно наладить оборудование в ООО¦
¦"Феникс" (договор N 43 от 28.04.2014) прошу привлечь к сверхурочной¦
¦работе в командировке ведущего специалиста испытательной станции С.П.¦
¦Плеядова 7, 8, 9, 10 и 11 июля 2014 г. с 17.00 до 19.00. ¦
¦ ¦
¦Начальник испытательной станции Лампарус Ф.И. Лампарус ¦
¦ 4 июля 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

После получения положительной резолюции генерального директора командированного работника нужно уведомить о том, что ему предлагается сверхурочная работа в командировке, и получить его согласие.

Какой может быть переработка при сменном графике

Сменный график — это расписание, которое составляется, если рабочий день определённых сотрудников вследствие потребностей производства должен быть более длительным, нежели стандартный рабочий день или должен проходить не в рамках с 9-18. При этом и в таком случае могут потребоваться переработки — ещё сверх того более длительного времени, которое сотруднику нужно будет проработать в соответствии со сменным графиком.

При этом в подобных случаях нарушается норма, в соответствии с которой сотрудник не может в течение месяца проработать более 40 часов. Поэтому для таких предприятий водится понятие суммированного времени, которое заключается в том, что сотрудники работают в течение недели более положенного по закону, однако это компенсируется меньшим временем работы в другие месяцы.

В итоге соблюдается норма для более длительного промежутка времени, а именно, месяца, квартала либо года. В общем случае установлено правило, согласно которому максимальный промежуток, в течение которого время может суммироваться, составляет один год. Иначе говоря, недопустима ситуация, когда сотрудник в течение года работает более положенного, а потом компенсирует это менее длительным временем в следующем году. Годовая норма должна соблюдаться.

При этом для сотрудников, которые заняты на производствах опасного или вредного типа, самый длительный период суммированного учёта — это квартал. Иначе говоря, они могут переработать норму для недели или для месяца, но в продолжение каждого отдельного квартала они могут трудиться не более установленной нормы времени. Впрочем, при этом для работников таких производств имеется оговорка, согласно которой учётный период для них всё же может также быть увеличен для года.

Допускается ли в командировке сверхурочная работа?

Привлечение к сверхурочной работе в командировке не является редкостью, так как многие служебные задачи технического характера доделываются по вечерам или на выходных. Это касается не только подготовки отчетов, но и формирования презентаций, а также встреч с партнерами, клиентами, коллегами в официальной обстановке. Закон регулирует данный вопрос следующим образом:

• согласно ТК РФ, работодатель имеет право попросить сотрудника о сверхурочной работе, даже если он находится в командировке в конкретный момент времени;

• работа в праздничные и выходные дни во время служебной поездки оплачивается по такому же принципу, как если бы сотруднику пришлось трудиться на производстве или в офисе;

• сверхурочное время в командировке, включая работу в ночное время, оплачивается так же, как и вне служебной поездки;

• чтобы сверхурочная работа считалась законной, наличие письменного согласия работника является обязательным условием (исключением являются форс-мажорные обстоятельства или некоторые задания);

• если сотрудник самостоятельно принял решение выполнить задание в свое свободное время, работодатель не обязан оплачивать сверхурочные;

• максимальная переработка не должна превышать 4 часа, больше 2-х дней подряд.

Оплачивается ли работа сверх нормы?

Все выплаты, полагающиеся командированному сотруднику и связанные со служебной поездкой, осуществляются в соответствии с Трудовым кодексом и Положением №749 утвержденным Постановлением Правительства России от 13 октября 2008 года.

Статья 167 ТК Российской Федерации устанавливает сохранение среднего заработка за работником, направленным на выполнение служебного задания не по месту постоянной работы.

Иных норм, регулирующих оплату труда в командировке, Трудовым кодексом не закреплено (за исключением ст. ст. 166—168 касающихся компенсации проездных затрат, суточных, платы за проживание).

Возможность применения работодателями сверхурочных работ установлена статьей 99, а их оплата статьей 152 Трудового Кодекса России, однако в представленных нормах не имеется упоминаний об оплате часов, отработанных свыше нормы, во время служебной поездки, что часто приводит к отказу направляющего предприятия (организации) оплачивать сотрудникам, находившимся на выполнении служебного задания, переработанные часы и возникновению трудовых споров.

По мнению Министерства труда и социальной защиты, выплывающем из Письма №14-2-195 от 14.11.13, сверхурочные работы, а также работа в ночное время оплачивается сотрудникам, находящимся в командировке, в соответствии с общими правилами, установленными статьями 152 и 154 ТК России.

При этом доплата должна устанавливаться на уровне предприятий (организаций) путем закрепления в коллективных трудовых договорах, локальных актах в соответствии с Постановлением Правительства России № 554 от 22.07.08 года (ночное время – доплата 20 % от оклада, а сверхурочные – первые два часа не менее, чем по полуторной ставке, последующее время – не менее, чем по двойной).

Расчет специальной ставки для оплаты сверхурочных работ в командировке может производиться как от оклада, так и от среднего заработка, что должно закрепляться коллективным трудовым договором.

Решение суда и ошибки работника

Сотрудник не смог подтвердить сверхурочную работу. Несмотря на то, что в суд бывший работник представил табели учета рабочего времени и другие документы, они были заполнены с нарушениями или вообще не соответствовали установленным в компании бланкам. Суд принял довод юриста, что бумаги подписывали неуполномоченные лица.

Представитель компании использовал нарушения в документах в свою пользу. Суд решил, что истец трудился в соответствии с установленным режимом рабочего времени. К сверхурочной работе и в выходные ответчик сотрудника в командировке не привлекал.

В компенсации морального вреда также было отказано.

Таким образом, устное указание о выполнении сверхурочной работы в командировке не является доказательством в суде. Работнику, находящемуся в командировке, нужно требовать от работодателя издать соответствующий приказ.

Как происходит оплата сверхурочных часов при окладе?

Рассмотрим, как оплачиваются сверхурочные часы при окладе. В ст. 152 ТК РФ нет информации о том, какую сумму нужно брать в расчет. Поэтому многие работодатели задаются вопросом, учитывать ли только оклад или средний доход вместе с премиями и надбавками. Часто руководители при расчете переработок принимают за минимум двойной тариф. Стимулирующие и компенсационные выплаты при этом не учитываются. Сверхурочная работа оплачивается с учетом премиальных выплат, только если работодатель установил такой порядок. В случае, если подобный порядок не установлен, то стоимость часа равна окладу, разделенному на количество нормочасов в учетном месяце согласно производственному календарю. При периоде суммированного учета более, чем один месяц, необходимо определить среднюю стоимость часа за весь период (например, доход по окладу за квартал разделить на норму часов за указанный квартал). Расчет переработок необходимо производить из полученной стоимости часа.

Похожие записи:

• Как оформить статус малоимущей семьи?
• Договор перевозки грузов и пассажиров
• Сколько налогов нужно заплатить ИП в 2022 году?