Как оформить авансовый отчет по чекам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить авансовый отчет по чекам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2022г. №03-07-09/45, от 10.03.2022г. №03-07-09/06, от 16.05.2022г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2022 N 16-15/090448.1, от 10.01.2022 N 19-11/603. Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

Как отразить в учете расходы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2022 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2022 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2022 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2022 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2022 г. № 03-05-01-04/252).

Применение КОСГУ при оплате транспортных расходов

• услуг по договорам на ТО транспорта (ремонт, диагностика, заправка транспорта и т. д.);
• проездных документов на все виды транспорта (в том числе возмещение расходов, если должностное лицо не было обеспечено проездными документами);
• услуг по договорам ГПХ (проезд к месту командировки и обратно с использованием общественного транспорта);
• проезда военнослужащих и членов их семей (в том числе перевоз личного имущества при переезде на новое место службы);
• проезда к месту учебы и обратно (если работники учреждения совмещают работу с учебой);
• проездных билетов для свидетелей, вызываемых следственными или судебными органами;
• услуг по перевозке спецконтингента, а также освободившихся осужденных к месту жительства;
• услуг по доставке самовольно покинувших детские (или иные аналогичные) учреждения, ушедших из семей несовершеннолетних (включая расходы на проезд сопровождающих их лиц);
• услуг по перевозке грузов (изъятого имущества, служебных животных, спецтоплива и др.);
• транспортно-экспедиционных услуг;
• комплексного обслуживания флота (прием стоков, пищевых отходов и др.).

• приобрести проездной документ и выдать его сотруднику — приобретение занести на счет 302 22 «Расчеты по транспортным услугам» по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ;
• возместить сотруднику стоимость приобретенного им проездного абонемента — расчеты по выплате компенсации отражаются по счету 302 12 «Расчеты по прочим выплатам», код аналитического учета 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Как предотвратить ошибки

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.

Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:

• подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
• рассмотрения и согласования заявления;
• представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
• проверки и утверждения отчета;
• расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).

Если командированный подтверждает расходы на такси квитанцией

Документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (п. 5.1 Положения о расчетах).

Сотрудник организации был направлен в командировку на территории РФ и воспользовался услугами такси для поездки от дома до аэропорта и обратно. Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет с приложением к нему квитанции в форме бланка строгой отчетности. Является ли такая квитанция документальным подтверждением расходов на оплату такси? Учитываются ли суммы оплаты такси в расходах при исчислении налога на прибыль?

Служебная командировка: учет расходов на проезд

В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), документами, подтверждающими факт оплаты, по мнению Минфина, являются (Письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24):

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен быть организован в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н ). Отметим, что данные формы утверждены Приказом № 173н . Причем если аналитический учет ведется в карточке учета средств и расчетов, то при оформлении журнала операций расчетов с подотчетными лицами графы 6 и 7 «Остаток на начало периода» и графы 11 и 12 «Остаток на конец периода» могут не заполняться.

Основание для выдачи денег в подотчет

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Какие чеки принимать к авансовому отчету

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

• Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
• Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

• Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
• Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:

1. При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
2. Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
3. Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).

Авансовый отчет 2021: шпаргалка для бухгалтера

В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.

В форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:

• информация о подотчетном лице;
• сумма выданных под отчет средств;
• информация о предыдущем авансе;
• цель получения аванса;
• бухгалтерские пометки.

1. Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
2. Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
3. Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
4. Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
5. Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.

Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.

Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.

В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.

Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:

Дебет 20, 26, 44, 91	Кредит 71	Сумма в соответствии с авансовым отчетом
Дебет 19	Кредит 71	НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо
Дебет 68	Кредит 19	НДС принимается к вычету

Второй вариант позволяет провести налог по платежным документам.

Утром деньги – вечером стулья

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Как пошагово заполнить авансовый отчет?

Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.

Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.

Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.

Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.

Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.

Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов

Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.

Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:

Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.

Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.

Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

• Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
• Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
• Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
• Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
• Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
• Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
• Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Особенности учета авиабилетов

Авиабилет представляет собой договор перевозки, заключенный между пассажиром и авиакомпанией и дающий право на услуги авиаперевозки, имеющий вид именного документа. Билет – это средство контроля, который в обязательном порядке регистрируется перед вылетом, после чего пассажиру выдается посадочный талон.

Важно! Бухгалтерский учет авиабилетов осуществляется на основании затрат, имеющих документальное подтверждение, понесенных работниками на проезд к месту назначения. Данные расходы относятся к прочим и учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Обязанностью работодателя является возмещение издержек сотрудника в командировке, в том числе суточные, оплату за питание и проживание, а также проезд. Оплата проезда работникам компенсируется независимо от того, какой вид транспорта был использован и каким способом был куплен билет. Главное, чтобы сотрудник мог предоставить работодателю обоснование своих потраченных сумм.

Бухгалтерский учет проездных билетов

Работодатель, направляя своих сотрудников в места, удаленные от работы, обязан возмещать стоимость проездных билетов. Данная стоимость отражается на счете 50.3 в составе стоимости денежных документов. Затраты по служебным командировкам не списываются сразу в расходы и не относятся на подотчетных сотрудников без промежуточных проводок. Порядок отражения затрат по оплате проезда работника выглядит следующим образом:

Хозяйственная операция	Д	К
Получение проездной документации	50.3	60
Со стоимости билетов выделен НДС	19	60
Выдача билетов сотруднику (сумма без учета НДС)	71	50.3
Признание расхода на проезд, после того как утвержден авансовый отчет	26	71

Чеки метро в авансовом отчете

Мы поможем решить любой командировочный вопрос У нас можно купить гостиничные чеки по приемлемой цене. Преимущества сотрудничества с нами В настоящее время легко столкнуться с аферистами, которые будут обещать золотые горы за минимальную сумму. Поэтому сотрудничая с нами, вы не только узнаете, как заполнить авансовый отчет по командировке, образец которого легко найти на нашем сайте, но и получите массу преимуществ: изготовление официальных командировочных документов гостиниц чеки, счета, ИНН, прайсы, справки, счет-фактуры, акты, ОГРНИПы ; документы из гостиницы для авансового отчета за проживание создаются в соответствии с ОКВЭД Это, несомненно, гарантирует высокое качество изготовленных бумаг и оказанных услуг; заполнение авансового отчета не будет затруднительным, поскольку все чеки из гостиниц имеют специальный QR код с полной чистотой в юридической сфере.

Похожие записи:

• Какой налог на дарение земельного участка в 2023 году
• Отдельные платёжные поручения по налогам в 2023 году: ответ ФНС
• Медкомиссия на водительские права в 2023 году