Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Статья 122 ТК РФ предусматривает право трудящихся граждан на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 дней. Этот период времени предусматривается в календарных дня, включая праздники и выходные. Если работник и работодатель между собой согласуют это, то отпуск может быть поделен на части, одна из которых должна быть как минимум 14 дней. Вместо основного периода отпуска не предусматривается выплата денежных средств, компенсация за отпуск может быть назначена только в особых случаях, предусмотренных законодательством.
- Заменить отпуск денежной выплатой работающему гражданину можно только в части, превышающей 28 обязательных дней ежегодного отдыха.
- Трудящиеся на вредных и опасных объектах граждане получают компенсацию еще и с учетом обязательных для них дней дополнительного отдыха (7). Если дополнительный отпуск длиннее одной недели, за этот период есть возможность оформить компенсацию.
- Можно попросить в заявлении о компенсации сразу всех отпускных дней, с учетом требований закона, или их части.
- Работодатель наделен правом выплатить компенсацию, но обязанности такой у него нет.
- Если гражданин увольняется, компенсацию за отпуск компания выплатить обязана без заявления.
- Компенсацию рассчитывают по среднему заработку за год с учетом фактически отработанного времени. Учитывают и стаж, дающий право на отпуск. Проработав в фирме более полумесяца, работник уже может рассчитывать на компенсацию за 2,33 заработанных отпускных дня.
Ответственность работодателя в случае выплаты компенсации за отпуск
Замена основного отпуска денежной компенсацией запрещена, если это не связано с увольнением сотрудника. Также нельзя выплачивать компенсацию за неотгулянный отпуск авансом.
Работодателю в случае выплаты компенсации за неиспользованный основной отпуск положен административный штраф:
- В случае первичного нарушения на должностное лицо и предпринимателя штраф накладывается в размере от 1000 до 5000 рублей, а для организаций штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.
- Повторное нарушение грозит штрафом для должностных лиц и предпринимателей в размере от 10 000 до 20 000 рублей (возможна также дисквалификация должностного лица), а для организаций штраф составит от 50 000 до 70 000 рублей.
Как рассчитывается компенсация
Компенсация за неотгуленный дополнительный отпуск рассчитывается аналогично основному отпуску. Определяют среднедневной заработок и умножают на количество дней, за которые начисляется оплата. Потом с этой суммы удерживаются НДФЛ и взносы в ФСС.
В качестве базы для расчета берется заработная плата сотрудника за последний год. Эта цифра делится на 12 (количество месяцев), а затем на 29,3 (постоянная величина, равная среднему количеству календарных дней в месяце). Таким образом вычисляется среднедневная зарплата, которую надо умножить на количество дней, указанных в заявлении.
Например, за год, предшествующий отпуску, сотрудник заработал 400 тыс. руб. При этом он отработал этот период полностью. Сейчас он просит компенсацию за 5 дней дополнительного отпуска. В этом случае расчетная сумма составит:
400000 / 12 / 29,3 х 5 = 5688 руб. 28 коп.
Однако эта формула применима только если предыдущий период сотрудником отработан полностью. Если он уходил в отпуск или на больничный, то эти дни из расчета исключаются. Также не учитывается время, когда зарплата начислялась по среднему заработку (например, в командировках), простой не по вине работника и иные периоды освобождения от работы с полной (частичной) оплатой или без нее. Суммы, полученные за это время, в базу для расчета среднедевного заработка также не входят. Кроме этого, в годовой доход не входят социальные выплаты, например, материальная помощь. В этом случае формула выглядит так:
Зарплата за расчетный период / (29,3 х Количество полных месяцев + Календарные дни в месяцах, отработанных не полностью)
При этом надо учитывать, что для определения календарных дней, подлежащих расчету, недостаточно просто вычесть из общего числа дней в месяце дни, когда сотрудник не работал.
Правильная формула выглядит так:
29,3 х Количество отработанных дней / Количество календарных дней месяца
То есть если у сотрудника в апреле учитывается 15 календарных дней, то цифра для расчета среднедевного заработка определяется так:
29,3 х 15 / 30 = 14,65
Например, сотрудник шесть месяцев отработал полностью, а в остальных куда-либо отлучался (уходил в оплачиваемый отпуск, брал больничные, оформлял отпуска за свой счет). В итоге за оставшиеся шесть месяцев в расчет попало 100 календарных дней. Если за вычетом отпускных и больничных его доход за год составил 300 тыс. руб., то среднедевной заработок будет:
300 / (29,3 х 6 + 100) = 1087 руб. 75 коп.
Получившееся число умножают на количество дней отпуска, за которые выплачивают компенсацию.
Современные программы бухгалтерского учета позволяют автоматизировать процесс вычислений и свести к минимуму количество ошибок. Бухгалтеру в большинстве случаев не требуется высчитывать среднедневной заработок самостоятельно, достаточно ввести нужные данные в программу. Однако знать принципы расчета необходимо, чтобы в спорных ситуациях отстоять свою позицию.
Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении
С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).
Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).
Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.
Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.
Компенсация при увольнении
Трудовое законодательство в статье 127 четко указывает на то, что денежная компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выплачена работодателем в пользу сотрудника при увольнении. Окончательный расчет включает в себя выплаты за отработанное время, причитающиеся премии и дополнительные средства, выплаты за отдых, который не был использован. Правом работника остается отпуск с последующим увольнением. Например, перед тем, как покинуть рабочее место, гражданин имеет право получить все причитающиеся дни отдыха, а не материальную компенсацию. Трудовой стаж в период отпуска не прерывается, а рабочее место сохраняется за сотрудником. Уволить его в этот промежуток времени нельзя. Работник имеет право передумать увольняться по собственному желанию, написав соответствующее заявление не менее, чем за 14 календарных дней до окончания трудового договора.
Можно ли получить компенсацию за отпуск и продолжать работать
Работник может получить компенсацию только за неиспользованный дополнительный отпуск. Для этого он должен написать заявление на имя работодателя или лица, которое уполномочено работодателем подписывать такие заявления.
Заявление пишется в свободной форме. Если на предприятии разработан бланк для заявлений, то необходимо использовать его. В заявлении должна быть следующая информация:
- В правом верхнем углу необходимо указать информацию о работодателе и о заявителе:
- должность представителя работодателя, который имеет право подписывать такие заявления, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «Петарда» Сильянову К.П.»;
- должность и ФИО заявителя. Например: «От программиста Уварова М.Э.»;
Допускается ли замена отпуска денежной компенсацией?
Выплата денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска является обычным явлением в современных трудовых отношениях. В случае увольнения сотрудника, в прямые обязанности его работодателя будет входить установление точной суммы компенсации за невостребованные подчиненным дни отдыха.
Однако иногда у сотрудника появляется желание получить компенсацию даже без увольнения. В таком случае данная возможность у служащего действительно будет иметься, но с определенными ограничениями. В частности, отпуск можно заменить компенсацией, если сама продолжительность такого периода отдыха превышает стандартное количество дней.
Как известно, минимальная длина любого отпускного периода составляет именно 28 дней. Считается, что данное время сотрудник обязан использовать по его прямому назначению для отдыха и восстановления сил организма после работы. Следовательно, такой период отпуска не может быть заменен денежной компенсацией. Работодателю необходимо помнить, что запрет будет действовать даже в том случае, если у подчиненного будет иметься согласие на осуществление такой замены.
Исключением из вышеуказанного правила будут являться особые ситуации, при которых сотруднику полагается удлиненный отпускной период. Например, в соответствии с положениями действующего коллективного договора, служащий регулярно должен получать 35 дней оплачиваемого отпуска. Следовательно, оставшиеся 7 дней из данного отпускного периода действительно могут быть заменены на денежную компенсацию. Естественно, данный вопрос предварительно должен быть обговорен с работодателем. У него также должно иметься согласие на осуществление такой замены.
Если стороны трудовых отношений не возражают относительно замены части отпуска на денежную компенсацию, заинтересованному лицу необходимо будет составить личное заявление на имя своего работодателя. Руководитель, получив данный документ, ставит на нем собственную визу и направляет его в отдел бухгалтерии для дальнейшей работы. Там, на основании представленной информации, уполномоченный сотрудник осуществляет расчет и устанавливает точную сумму компенсации, которая будет положена служащему. Сам расчет компенсации при этом осуществляется в стандартном порядке, на основании такого показателя, как средний заработок служащего. Чем больше отпускных дней будет подлежать денежной компенсации – тем на большую сумму может претендовать подчиненный.
Кому и в каких случаях положена по ТК РФ
Компенсация за неиспользованный отпуск всегда предоставляется при увольнении сотрудника. Даже при наличии проступков и прекращении трудовых отношений по инициативе работодателя, своевременное перечисление денежных средств обязательно должно производиться.
Замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае, когда отдых предполагается более 28 дней. Аналогичное правило работает, если у заинтересованного лица перенесена часть времени отдыха на следующий год, она составляет более 28 дней. В остальных ситуациях воспользоваться таким вариантом заинтересованному лицу без увольнения вряд ли удастся.
Кроме того, существует определенный круг лиц, для которых замена не допускается вообще. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние, занятые на вредных производствах. Такие лица должны отдыхать положенное законодательством время в обязательном порядке.
Чтобы учесть требования законодательства, компенсация отпуска деньгами должна оформляться документально.
Выплата производится в несколько этапов:
- сотрудник подаёт заявление о замене отпускных дней компенсацией;
- кадровик определяет, имеет ли работник право получить такую компенсацию;
- руководство принимает решение о том, заменить ли часть отпускных дней соответствующей компенсацией;
- директор издаёт приказ о том, что сотруднику конкретное число дней отпуска заменяется компенсацией;
- бухгалтер рассчитывает и выплачивает компенсацию;
- кадровик указывает замену отпуска деньгами в карточке по форме № Т-2 (в разд. VIII «Отпуск»);
- кадровик фиксирует эту информацию о компенсации в графе 10 графика отпусков «Примечания».
Как получить компенсацию
Компенсация за нереализованный отпуск не выплачивается автоматически. Перечисление выплат происходит после направления работником соответствующего заявления.
Оно оформляется в свободной форме на имя руководителя предприятия. При этом работник должен указать в документе:
- период, за который предоставляется отпуск;
- вид отпуска, например, основной;
- количество дней, за которые полагается компенсация;
- дата и подпись работника.
Заявление визируется и сдается в канцелярию или руководителю предприятия.
Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
Есть два условия.
Первое – оплачивается только та часть, которая превышает установленный законодательством период.
Второе – основанием является собственноручно написанное заявление с получением виз руководителей организации. Важно! Согласноработодатель обязан предоставлять оплачиваемые дни ежегодно. Несоблюдение обозначенного правила (отсутствие отдыха у работника более, чем 24 месяца), влечет наложение административного штрафа.
Таким образом, выгодоприобретатель получает деньги лишь за то время, что было предоставлено работодателем сверх законодательного минимума. Последнее связано с наличием права на дополнительный или удлиненный отдых в рамках календарного года.
Стоит заметить, что правовые акты не устанавливают ограничений на количество дней, за которые можно выплачивать возмещение.
Это касается даже выходных (праздников), которые были использованы для осуществления профессиональной деятельности.
Пример 1 (первый способ подсчета разницы)
Итак, вариант первый – вы ни разу не ходили в отпуск:
- За 36 отработанных месяцев вы получили 60 000,00 х 36 = 2 160 000,00 руб.
- Тогда, при увольнении вы получите компенсацию за 28 х 3 = 84 дня. 60 000 / 28(*) х 84 = 180 000,00
- Общий заработок за 36 месяцев составит 2 160 000,00 + 180 000,00 = 2 340 000,00
Итого среднемесячный заработок составит 2 340 000,00 / 36 = 65 000,00
Вариант второй – вы ежегодно ходили в отпуск:
За 3 года вы трижды побывали в оплачиваемом отпуске, каждый раз по 28 календарных дней(условно примем за месяц. Соответственно, вычтем эти дни из общего количества отработанных месяцев, т.к. в эти дни вы отдыхали.
- 36-3 = 33
- За 33 отработанных месяца вы получили 60 000,00 х 33 = 1 980 000,00 руб.
- За 3 месяца отпуска вы получили 60 000,00 х 3(*) = 180 000,00 руб.
- Общий заработок за 33 месяца составит 1 980 000,00 + 180 000,00 = 2 160 000,00
Итого среднемесячный заработок составит 2 160 000,00 / 33 = 65 454,55. Разница между этими двумя примерами за 3 года составит:
- (65 454,55-65 000,00) = 454,55 х 11 х 3 = 15 000,00
Проверим наши подсчеты еще одним способом.
Учитывается ли период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты для расчета дней компенсации при увольнении?
Рассмотрим ситуацию, когда работник в течение года брал отпуск без сохранения зарплаты, а затем решил уволиться. Положены ли ему дни отпуска, которые приходились на период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты? Нужно ли этот период учитывать при расчете положенных дней отпуска и суммы компенсации?
В ст.91 ТК РК указаны периоды, которые засчитываются в трудовой стаж при предоставлении оплачиваемого отпуска. К ним относятся периоды, когда работник:
- фактически работал;
- не работал, но за ним сохранялось место и зарплата;
- был на больничном (в т.ч. по беременности и родам);
- проходил процедуру восстановления на работе (в результате трудового спора, незаконного увольнения и т.д.).
Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении
С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).
Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).
Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.
Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.
Возможны ли излишние выплаты, и что с ними делать
Ежегодный отпуск гарантируется гражданам после 6 мес. работы, но если есть согласие сторон, то работодатель вправе предоставить этот период и до истечения этого срока (ст. 122 ТК). Если лицо написало просьбу досрочно предоставить дни отдыха, и руководство дает на это свое согласие, то такое возможно. Применить описанную схему можно без заявления, и для нее не требуется согласие нанимателя для отдельных категорий: для женщин перед или после декретных периодов, а также для не достигших 18 лет.
Нередко случаются ситуации, когда гражданин использовал положенное «авансом» без отработки положенного срока, дающего право на отпуск. В этом случае наниматель вправе отчислить из расчетных денег для сотрудника лишние суммы отпускных. Но это не должно превышать 20% всего, что было начислено минус НДФЛ.
Определить сумму компенсации, используя описанные нами правила, сможет каждый гражданин без спецзнаний. Всю информацию для этого – даты работы, календарные или рабочие периоды используются и пр. – ему обязаны предоставить в отделе кадров по месту работы или сам наниматель. Эти данные содержатся в учетных табелях, в подобной документации, хранящейся в отделе кадров, в бухгалтерии, и ее обязаны сообщить по письменной или устной просьбе гражданина.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Что учитывается в расчетах средств, положенных к выплате:
- полагаемый отпускной срок, за который рассчитывается компенсация;
- различные выплаты, которые имели место в период работы сотрудника;
- средний доход сотрудника за день.
Кратко пройдемся по каждому пункту, чтобы понимать, о чем речь.
Период отпуска в установленном законом порядке составляет 28 дней. В некоторых трудовых отношениях срок может быть иным, все зависит от условий работы. Стоит заглянуть в трудовой договор, в котором обязательно указаны все условия, касающиеся отпуска – в частности, в документе должно быть сказано об отпускных сроках.
Учитываемые выплаты, которые получал сотрудник в течение расчетного периода, могут представлять собой:
- непосредственно, сама заработная плата;
- различные премии и другие денежные вознаграждения;
- надбавки за переработки, дополнительные выходы на работу в выходные и т.п.;
- вознаграждения на работу в опасных условиях;
- повышенные коэффициенты и так далее.
Средний доход за один рабочий день нужно рассчитать. Есть несколько вариантов расчета, все зависит от того, отработал ли сотрудник полный рабочий год или нет.
Если полный период отработан, то можно следовать следующей формуле:
Складываем суммы всех полученных за период выплат – делим на двенадцать месяцев – полученную сумму делим на среднее количество дней в месяце (традиционно используют показатель 29,4).
Если рабочий год не отработан полностью, то сначала необходимо вычислить показатель, отражающий общее количество дней в неполном календарном месяце. Звучит, на первый взгляд, непонятно, но на деле несложно:
Среднее количество дней в месяце делим на общую сумму календарных дней в одном месяце – Полученную сумму умножаем на все количество дней, которые сотрудник успел отработать за месяц.
Когда у нас есть этот показатель, берем следующую формулу для расчета среднего дохода за день:
Складываем сумму всех полученных выплат (если сотрудник успел их получить за отработанный период) и делим на дни в неполном календарном месяце.
Что касается финальной формулы, которая используется для расчета компенсации, она совсем простая:
Средний доход за день нужно умножить на то количество отпускных дней, которые не были использованы сотрудником.
Так выглядит общая система расчетов, но на практике могут возникнуть различные индивидуальные условия, которые нужно учитывать:
- Необходимо правильно определить количество дней, за которые требуются выплаты – в расчет идут не обязательно 28 законных отпускных дней, а только те, в которые вы работали вместо того, чтобы отдыхать.
- В общую формулу расчетов также нужно вписывать не только ежегодный традиционно установленный отпуск, но и дополнительные периоды отдыха, если работодатель их предоставлял.
- На бумаге (во время расчетов) в качестве тех или иных показателей часто получаются числа с десятичными знаками (например, 9,55 дней). Для чистоты расчетов такие числа следует округлять до целых. Минздравсоцразвития РФ рекомендует делать это в пользу работника (в данном примере – до десяти целых).
Похожие записи: