Как и в каких ситуациях оформляют жалобу на сотрудника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и в каких ситуациях оформляют жалобу на сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудоустраиваясь, каждый соискатель должен внимательно изучить свою должностную инструкцию с перечнем служебных обязанностей и поставить подпись под ней. Ознакомить работника с этим документом обязан работодатель, вручив новому сотруднику один из его экземпляров. Второй экземпляр с отметкой о том, что сотрудник ознакомлен, то есть его подписью, остаётся у руководителя.

Причины для жалобы на сотрудника

С работником может быть также заключено срочное трудовое соглашение, в котором будут прописаны его трудовые обязанности на период работы, определённый условиями соглашения.

Невыполнением служебных обязанностей считается полное или частичное игнорирование предусмотренных трудовыми обязательствами функций (согласно должностной инструкции) или выполнение их ненадлежащим образом, недобросовестно, а также нарушение правил внутреннего распорядка и других документов, имеющих отношение к работе.

Важно! Причиной написания служебного письма может стать также опоздание, неявка на работу, преждевременный уход, явка в нетрезвом состоянии, нарушение корпоративной этики и т.п.

О написании служебной записки о нарушениях в работе мы подробно писали в этой статье.

Отказ сотрудника выполнять работу, не предусмотренную должностными обязанностями, общественных поручений, работы других членов коллектива, предусмотренной их должностными инструкциями, заданий, связанных с нарушением норм законодательства и техники безопасности, не являются неисполнением служебных обязанностей. Оформление служебных записок в этих случаях является неправомерным.

Составление заявления и его подача

При выявлении работником нарушений руководителем своих прав можно обратиться в несколько государственных органов, например, в прокуратуру. Но для начала стоит все-таки подать заявление инспекции по труду. Этот орган обязан отреагировать на полученное обращение и принять меры по отношению к недобросовестному работодателю.

Итак, анонимная жалоба может быть подана путем следующих действий:

1. Заявитель собирает необходимые доказательства нарушений законодательства его работодателем. Основаниями для проверки могут стать видео или фотоматериалы, аудиозаписи разговоров, свидетельские показания. Если есть какие-либо документы, то их также можно приложить к анонимной жалобе.
2. Далее необходимо составить анонимное обращение в трудовую инспекцию, которое должно содержать детальное описание всей сути конфликта или нарушения, а также его доказательства.
3. После составления документа его необходимо отправить в государственную инспекцию по труду района осуществления деятельности работодателя. Помните, что заявление не примут, если оно адресовано не по месту деятельности трудового предприятия.

Итак, документ успешно отправлен. Что же делать дальше? За определенный срок госорган обязан изучить полученные бумаги и принять решение о проведении проверки.

Действенным методом жалобы на работодателя является обращение от имени целого коллектива. Помните, что анонимного обращения в орган не может быть. Допускается лишь требование к ведомству о неразглашении сведений о заявителе.

А как должна быть составлена анонимная жалоба на работодателя в инспекцию, который нарушил права работника? Образец заявления можно взять у юриста или написать его самим в произвольной форме. Примерный план составления документа выглядит следующим образом:

1. Шапка обращения: наименование организации, которая является получателем анонимной жалобы, а также данные о работодателе и заявителе.
2. Текст обращения: основания для жалобы (причины и детальное пояснение конфликта или нарушения работодателем трудовых прав). Нужно также написать о том, на что следует обратить внимание инспекции при проведении проверки.
3. Обязательно необходимо указать ссылки на законные нормативы, которые были нарушены руководителем предприятия, а также требования заявителя.

Многие работники не могут отличить внутренние личностные конфликты с руководством от грубого нарушения условий трудового договора. Тем не менее, основными функциями трудовой инспекции является:

• консультирование работников по вопросам, касающихся толкования норм трудового законодательства;
• прием жалоб и заявлений от работников предприятия, права которых были нарушены;
• обработка жалоб и детальная проверка информации, которая поступила от работника;
• в случае обнаружения или подтверждения факта наличия нарушения законодательных норм — выдача письменного предписания, которое является обязательным для выполнения;
• составление протокола об административном правонарушении;
• проведение проверок организаций;
• принятие карательных мер в отношении виновных лиц: отстранение от должности, остановка работы предприятия и тп;
• подготовка документации для привлечения к ответственности;
• передача имеющихся данных в вышестоящие инстанции — прокуратуру, суд.

Основные правила при составлении и оформлении

Единого установленного шаблона для такого документа нет, служащий оформляет его, основываясь на собственных знаниях норм делопроизводства и служебной этики. Зачастую в локальных документах крупных фирм имеются шаблоны готовых служебных записок на разные случаи жизни – и в бумажном ,и в электронном виде.

1. Лучше если вы напишете бумагу в двух экземплярах – после проставления на обоих пометки о принятии к рассмотрению, один нужно оставить у себя.
2. При написании нельзя допускать ошибок, следует писать правильным и четким языком, короткими, не перегруженными фразами.
3. Стиль письма – деловой.
4. Нельзя использовать личностно окрашенные обороты, тем более оскорбительные или неэтичные.
5. Также следует воздержаться от оценки поступка коллеги – плохо он поступил или хорошо, проверка решит, вам же не стоит присваивать себе такие полномочия.
6. То же можно сказать и в отношении дисциплинарных мер – даже если, казалось бы, все очевидно, не нужно писать “прошу уволить” или “прошу наложить штраф” (что уже прямо противозаконно).
7. Лучше сообщить о случившемся и попросить руководство инициировать проверку.

Подробно об особенностях и нюансах оформления докладной записки можно узнать здесь.

Ниже представим образец документа на сотрудника, не выполняющего свои обязанности. В данной ситуации можно говорить и о несоответствии занимаемой должности.

Генеральному директору ЗАО “Лютик- М”

от администратора Квакина М. С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

(о неисполнении служебных обязанностей)

Довожу до Вашего сведения, что менеджер Петрова Е.И. сегодня, 20 января 2017 года не исполнила свои должностные обязанности – не приехала на назначенную презентацию к клиенту утром в 9.00, о чем сообщили представители фирмы-клиента.

Прошу вас в отношении Петровой Е. И. инициировать проверку и принять в отношении ее меры дисциплинарного воздействия.

ПРИЛОЖЕНИЕ (распечатка СМС)

Квакин Михаил Сергеевич (подпись)

20 января 2017 года.

Жалоба на сотрудника: порядок подачи

Передача документов при подобных обстоятельствах состоит из следующих этапов:

• составление самой жалобы на имя руководителя;
• перенаправление сообщения сотрудникам трудовой инспекции, если в первый раз не было предпринято никаких мер;
• обращение в прокуратуру, если и на следующих этапах не последовало никаких разбирательств. Или если составители считают, что были приняты недостаточные меры;
• оформление документа, описание стандартной структуры.

Пока что Правительство не разработало унифицированной формы для таких обращений. Но есть информация, которая должна присутствовать вне зависимости от оснований.

Инспекторы имеют право отказаться от рассмотрения заявления, если при его оформлении допущены ошибки.

Стандартная структура описывается следующим образом:

1. Подписи от каждого из заявителя.
2. Дата оформления.
3. Перечень приложений, которые используют и в качестве доказательств.
4. Конкретные требования сотрудника, связанные с необходимостью устранить конфликт.
5. Основная часть жалобы посвящена обстоятельствам, связанным с делом. Обязательно написать полное наименование руководителя с организационно-правовой формой, причину обращения и сами правонарушения, вызвавшие конфликт. Не стоит забывать о времени, когда указанные нарушения были обнаружены.
6. В середине указывают наименование документа – «Жалоба».
7. Шапка документа посвящена наименованию компании-руководителя. Отдельно упоминают тех лиц, от имени которых передается жалоба.

Основные правила по составлению жалобы

Действующими нормами не было установлено официальной формы жалобы сотрудника на другого работника. Следовательно, документ может быть составлен в свободном порядке, по усмотрению автору. Однако ему все равно необходимо будет учесть некоторые важные нюансы:

1. В правом верхнем углу всегда размещаются реквизиты сторон, именуемые «шапкой». Здесь должны быть указаны следующие сведения:
   • полное наименование организации, в которой работает сотрудник;
   • ФИО и полное название должности руководителя компании либо иного уполномоченного лица;
   • личные данные служащего, который выступает в роли автора жалобы – ФИО гражданина, занимаемая им должность, наименование структурного подразделения, в котором он исполняет свои профессиональные функции и т.д.
2. Далее указывается название составляемого документа – «Жалоба».
3. Следующим этапом становится оформление «тела» жалобы. Сюда должны быть включены основные сведения:
   • непосредственная причина обращения сотрудника к работодателю. Начать следует с описания ситуации, а именно – где служащий контактирует с другим сотрудником, на которого составлена жалоба и т.д.;
   • информация о нарушениях, которые были совершены другим служащим. Все нарушения должны быть описаны весьма кратко, но максимально точно, чтобы у руководителя не оставалось никаких сомнений относительно допущенных ошибок сотрудником;
   • дополнительные сведения, которые будут иметь прямое отношение к сложившейся ситуации. Сюда можно отнести, например, точную дату и время совершения сотрудником соответствующих нарушений, информацию о различных обстоятельствах, при которых они были совершены, данные о наличии свидетелей, если таковые действительно имеются и т.д.;
   • перечень требований, которые имеются у сотрудника. Сюда можно отнести, например: принятие работодателем необходимых мер для предотвращения дальнейшего развития конфликтной ситуации, установление предусмотренных законодательством мер ответственности в отношении виновного подчиненного и т.д.;
   • информация относительно различных дополнительных документов, которые будут приложены к заявлению и помогут доказать правомерность предъявленных сотрудником требований. Здесь нужно указать номер каждого документа, дату его составления, а также иные индивидуальные реквизиты бумаги;
   • после указания всей важной информации автором заявления должна быть поставлена текущая дата, а также его личная подпись.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

• Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
• Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
• Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Блоги профессионалов на «Ведомостях»

Сотруднице крупной компании – производителя потребительских товаров в течение полугода вынесли пять дисциплинарных взысканий, а потом уволили.

Сотрудница посчитала, что работодатель просто решил избавиться от нее. Женщина пожаловалась в государственную инспекцию труда (ГИТ), Роспотребнадзор, прокуратуру и полицию.

Каждая инстанция провела проверку, а компании пришлось неоднократно доказывать обоснованность своих действий.

Такие истории происходят все чаще, особенно в крупных организациях. Статья 46 Конституции гарантирует каждому человеку судебную защиту его прав, в том числе трудовых. Если сотрудник решит, что работодатель поступил неправильно, он имеет право пожаловаться. И работодателю надо быть к этому готовым. Трудовой кодекс дает сотруднику два основных способа обжаловать действия работодателя.

Первый – обратиться в ГИТ. Ведомство обязано изучить информацию и может инициировать внеплановую проверку. Второй вариант – обратиться с иском в суд – самому или через адвоката. Более 90% жалоб направляется в первые две инстанции – в ГИТ и суд. Но никто не запрещает пожаловаться и в любые другие инстанции – Роспотребнадзор, прокуратуру, полицию, санэпидемстанцию, профсоюз и т. п.

ГИТ – основная организация в сфере регулирования трудовых отношений, но ее полномочия ограничены.

Инспекция проверяет жалобы в том числе на незаконное применение взысканий, нарушения выплаты зарплаты, несоответствие условий труда нормативам, непредоставление льгот, нарушения в оформлении документов.

При этом ведомство не может напрямую привлечь компанию к ответственности, отменить взыскание, восстановить на работе и т. д. Инспекция только выносит предписание устранить нарушение. Уже потом в зависимости от развития ситуации возможно и судебное разбирательство.

Однако, если сама инспекция труда не имеет права проверить работодателя, она обязательно передаст информацию тем, кто имеет. Иногда для этого и жалоба не нужна. Если Фонд социального страхования, получив от компании данные по страховым взносам, увидит ошибки, то сообщит об этом в ГИТ. А инспекция уже придет в организацию с проверкой.

Суд же рассматривает индивидуальные трудовые споры, и именно туда надо жаловаться, например, на незаконное увольнение или дискриминацию при приеме на работу. Иск о незаконном увольнении можно подать в течение одного месяца с даты приказа об увольнения; по нарушениям – в течение трех месяцев, по зарплате – не позднее одного года.

Но жалоба – серьезное обвинение и официальный документ, поэтому и направлять ее надо письменно, указав фамилию, имя, отчество и контактные данные, изложив детали и приложив доказательства.

Анонимки, отсутствие фактов, указывающих на нарушение, неподобающая лексика – повод детально не разбирать заявление, признав его обычной кляузой.

Если же все сделано по правилам, у работников ГИТ и прокуратуры есть ровно один месяц на изучение и рассмотрение дела. В течение этого месяца они могут прийти в компанию с проверкой.

Серые зарплаты – отдельная категория жалоб. Если работодатель предлагает такую схему и сотрудник соглашается, сильно рискуют оба. Прежде всего, доказать неправильные выплаты будет трудно.

Можно пожаловаться в налоговую инспекцию, которая проверит компанию, но виновным могут признать не только работодателя, но и самого работника, который знал о зарплате в конверте и сам не платил необходимые налоги.

Таким образом, всегда есть риск, что к работодателю нагрянет проверка на основании жалобы сотрудника. Обычно инспектора понимают, действительно ли допущено серьезное нарушение или сотрудники пожаловались из желания насолить. Но в любом случае они обязаны реагировать даже на заведомо необъективные жалобы, которые поступили сразу после проверки, прошедшей без единого замечания.

Можно ли подготовиться заранее? Полезными могут оказаться сайты ГИТ и онлайнинспекция.рф, где появляется информация о начатых проверках и наличии жалоб соответственно. Кроме того, информация может публиковаться на web-сайтах судов по месту регистрации компании и по месту жительства сотрудника.

Это может выручить, если компания находится в состоянии конфликта с сотрудником и знает, от кого конкретно ожидать подвоха. Но обычно компания узнает о проверке, только получив уведомление, и даже не знает о жалобе.

И так как закон и суды все чаще встают на сторону работника, мирно договориться с обиженным работником всегда разумнее, нежели дожидаться проверок и судебных тяжб.

Составление объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей не регламентируется законодательством, следовательно, порядок ее написания – свободная форма. Тем не менее, правильно оформленная объяснительная должна содержать следующую информацию:

• В правом углу бланка указываются ФИО руководителя и сотрудника, а также сведения о занимаемой должности последнего.
• Данные о нарушении и текст, поясняющий причину его возникновения.
• В случае если невыполнение должностных обязанностей произошло по уважительной причине, необходимо приложить документ, подтверждающий этот факт.
• Дата написания объяснительной записки и подпись сотрудника.

Важно, что при составлении документа необходимо уделить должное внимание срокам. В случае, если с момента совершения ошибки прошло более полугода, работодатель не имеет права требовать объяснений от сотрудника. Если факт невыполнения должностных обязанностей был обнаружен не сразу, то с даты его обнаружения должно пройти не больше одного месяца.

В случае превышения данного срока, требование объяснений также невозможно.

В тексте, поясняющем причину невыполнения обязанностей, предписанных должности, следует указать все мельчайшие подробности, потому как они могут послужить фактами для уменьшения наказания. Рекомендуется излагать мысли предельно честно, не перекладывая вину на других сотрудников, придерживаться делового стиля. Главной мыслью объяснительной записки лучше всего сделать то, что вина полностью признана, и подобного больше не повторится.

Трудовое законодательство не предусматривает обязательных требований по общению работников между собой. Однако в законодательстве РФ существуют понятия чести и достоинства гражданина. Также правила поведения сотрудников могут быть прописаны в трудовом договоре или в «Правилах внутреннего распорядка организации». Ответственность за несоблюдение корпоративных норм поведения несет руководитель предприятия.

К нарушениям общественных норм относятся:

• оскорбление сотрудника, его семьи, друзей и пр.;
• нецензурная брань, унижающая других людей;
• рукоприкладство;
• неуважительное отношение к женщинам;
• сексуальные домогательства;
• принуждения к работам, не предусмотренным трудовым соглашением;
• несоблюдение правил охраны труда на производстве;
• саботаж производственного процесса;
• самоуправство, не выполнение распоряжений руководства;
• махинации, связанные с задержкой заработной платы, ее неполной выплаты, удержанием премиальных и пр.

Основания для написания жалобы

Унифицированного перечня ситуаций, в которых можно и нужно подавать жалобу на работника, не существует. Ст. 21 ТК РФ устанавливает, что работник обязан, в частности, добросовестно выполнять свои должностные обязанности, соблюдать правила внутреннего распорядка и трудовую дисциплину. Кроме того, есть ведомственные и корпоративные акты, которые регулируют вопросы деловой этики.

В общем случае основание для жалобы на работника появляется, когда он совершает какой-либо проступок. Поэтому можно подавать жалобу на сотрудника:

• за хамское поведение;
• за несоблюдение трудового распорядка (опоздания, ранние уходы, «растянутые» обеды, перекуры);
• за употребление алкоголя в рабочее время;
• за отказ от выполнения должностных обязанностей, стремление «спихнуть» производственные задачи на коллег;
• за оскорбления и сексуальные домогательства.

Но прежде чем подавать жалобу за хамство коллеги или другой неблаговидный поступок, следует поговорить с ним и попросить (потребовать) изменить своё поведение. Практика показывает, что зачастую такой разговор, особенно если с нарушителем беседует не один работник, а несколько, может кардинально изменить ситуацию.

Похожие записи:

• Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск
• Комиссия для водителей самоходных машин (форма № 071/у)
• Росреестр разъяснил правила покупки жилья с обременением